Ein Gantt-Diagramm ist ein unverzichtbares Werkzeug für jedes Projektmanagement. Es visualisiert den Zeitplan eines Projekts, indem es den Beginn und das Ende jeder einzelnen Aufgabe darstellt. Ursprünglich im frühen 20. Jahrhundert von Henry Gantt entwickelt, hilft diese Art von Balkendiagramm, den Überblick über komplexe Projekte zu behalten. Gantt-Diagramm-Vorlagen für Excel können dabei den Prozess erheblich vereinfachen.
Für anspruchsvolle Projektmanagement-Aufgaben mag spezialisierte Software wie Microsoft Project notwendig sein. Doch für die schnelle und einfache Erstellung eines Gantt-Diagramms reichen oft grundlegende Excel-Kenntnisse aus. Mit einer kostenlosen Vorlage von Vertex42 lässt sich ein solches Projektplanungswerkzeug mühelos in Excel oder Google Sheets erstellen.
Die kostenlose Gantt-Diagramm-Vorlage für Excel
[Keine Installation, keine Makros – nur eine einfache Tabellenkalkulation
Diese Vorlage bietet die Kernfunktionalität, die für die einfache Erstellung eines Gantt-Diagramms benötigt wird. Jede Zeile in der Tabelle repräsentiert eine separate Aufgabe. Sie müssen lediglich das Startdatum und die Dauer jeder Aufgabe definieren.
- Um weitere Aufgaben hinzuzufügen, kopieren Sie einfach Zeilen und fügen Sie sie ein (oder fügen Sie eine Zeile ein und drücken Sie dann Strg+D, um die Formeln nach unten zu kopieren).
- Um den dargestellten Datumsbereich im Diagrammbereich zu ändern, verschieben Sie den Scrollbalken.
- Um den Status einer Aufgabe zu verfolgen, bearbeiten Sie die Spalte “% Abgeschlossen”. Die Balken im Diagramm zeigen den Fortschritt jeder Aufgabe an.
- Die vertikale rote Linie markiert das aktuelle Datum.
- Für die automatische Nummerierung der Arbeitszerlegung (Work Breakdown Structure, WBS) kopieren Sie die Formel für die entsprechende Ebene vom unteren Ende des Arbeitsblatts.
Für die Projektplanung kann auch ein Jahreskalender oder eine Projektbudget-Tabelle hilfreich sein.
Abhängige Aufgaben in Excel Gantt-Diagrammen erstellen
Ein Grund, warum Excel ein nützliches Werkzeug für die Erstellung von Gantt-Diagrammen ist, liegt in der Möglichkeit, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben mithilfe von Excel-Formeln zu definieren. Die Pro-Version der Gantt-Diagramm-Vorlage erleichtert diesen Prozess, aber hier sind einige einfache Beispiele, die Sie ausprobieren können:
Eine Aufgabe am Tag nach Abschluss einer Vorgängeraufgabe starten:
=Enddatum + 1
wobei Enddatum eine Zellreferenz (z.B. D10) ist, die das Enddatum der Vorgängeraufgabe enthält.Eine Aufgabe am selben Tag wie eine andere Aufgabe starten:
=Startdatum
wobei Startdatum eine Zellreferenz ist, die das Startdatum der anderen Aufgabe enthält.Eine Aufgabe am nächsten Arbeitstag nach einer Vorgängeraufgabe starten (schließt Samstag und Sonntag aus):
=WORKDAY(Enddatum,1)
Verwenden Sie die FunktionWORKDAY.INTL()in Excel 2010+, um eine benutzerdefinierte Arbeitswoche zu definieren.
Das Problem bei der reinen Verwendung von Formeln ist, dass die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben bei der Anzeige oder beim Drucken des Diagramms nicht ersichtlich sind. Andere Gantt-Diagramm-Software zeigt Abhängigkeiten oft als Linien zwischen den Balken an, aber eine einfache Methode, dies in Excel darzustellen, ist schwierig und kann schnell unübersichtlich werden.
Ein einfacher Ansatz besteht darin, die WBS-Nummer des Vorgängers in eine separate Spalte aufzunehmen. In der Vorlage für den kritischen Pfad und in der Gantt-Diagramm-Vorlage Pro berechnen Formeln die Startdaten basierend auf Ihren Eingaben. Wenn Sie dies selbst versuchen möchten, hier eine Formel für den Anfang:
- Eine Aufgabe am Tag nach einer in einer anderen Spalte aufgeführten Vorgängeraufgabe starten:
=INDEX(Reichweite_der_Enddaten,MATCH(Vorgänger_WBS,WBS_Reichweite,0))
Die Gantt-Diagramm-Vorlage Pro verwendet eine ähnliche Formel, erlaubt jedoch bis zu drei Vorgänger und berücksichtigt Arbeitstage.
Kritische Aufgaben in einem Gantt-Diagramm anzeigen
Einige Gantt-Diagramme sind darauf ausgelegt, den kritischen Pfad und die verfügbare Pufferzeit (Slack/Float) für jede Aufgabe anzuzeigen. Wenn jede Aufgabe nacheinander erledigt werden muss, ist jede Aufgabe kritisch und es gibt keine Pufferzeit – jede Verzögerung wirkt sich auf das gesamte Projekt aus. Wenn jedoch einige Aufgaben parallel ausgeführt werden können und über Pufferzeit verfügen, kann der Projektmanager Ressourcen auf die kritischeren Aufgaben konzentrieren.
Gantt-Diagramm zeigt den kritischen PfadBild vergrößern
Derzeit ist die einzige Vorlage, die den Algorithmus der Methode des kritischen Pfades (Critical Path Method, CPM) verwendet, um kritische Aufgaben und verfügbare Pufferzeiten anzuzeigen, die CPM-Vorlage. Das Gantt-Diagramm in diesem Beispiel zeigt die kritischen Aufgaben in Rot und die verfügbare Pufferzeit in Grau.
Der CPM-Algorithmus erfordert eine vollständig definierte Aufgabenabhängigkeitsstruktur, d.h. jede Aufgabe muss einen Nachfolger haben. Ein einfaches Gantt-Diagramm muss die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben möglicherweise nicht vollständig definieren, weshalb viele Projektpläne nur mit Start- und Enddatum für Aufgaben aufgeführt werden.
Weitere kostenlose Gantt-Diagramm-Vorlagen für Excel
- Konstruktionszeitplan-Vorlage
- Projektzeitplan-Vorlage
- Analyse des kritischen Pfades
- Aufgabenliste mit Gantt-Diagramm
Kommerzielle Gantt-Diagramm-Software
Es gibt Hunderte von Softwareanwendungen zur Erstellung von Gantt-Diagrammen und Projektplänen. Einige der beliebtesten ermöglichen einfache Online-Kollaboration, wie z.B. SmartSheet.com und ProjectManager.com. Und natürlich gibt es Microsoft.