Die Erstellung einer umfassenden Verfahrensdokumentation ist für Unternehmen unerlässlich, um den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gerecht zu werden. Dieser Leitfaden beleuchtet, warum eine reine Auslagerung problematisch ist und wie ein strukturierter Ansatz, idealerweise in Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberatungskanzlei, zum Erfolg führt. Eine sorgfältig erstellte Verfahrensdokumentation schafft Transparenz über Ihre Buchführungsabläufe und minimiert Risiken bei Betriebsprüfungen.
Die GoBD als rechtliche Grundlage
Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist in den GoBD verankert, welche zuletzt im März 2024 aktualisiert wurden, um technologischen Neuerungen Rechnung zu tragen. Diese Änderungen umfassen unter anderem die Bereitstellung von Beschreibungsstandards für die Datenüberlassung und eine digitale Lohn-Schnittstelle. Insbesondere die Regelungen des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) aus dem Jahr 2019 betonen die Notwendigkeit einer lückenlosen Erfassung aller System- und Verfahrensänderungen. Die GoBD sind entscheidend, da das Fehlen einer solchen Dokumentation bei einer Betriebsprüfung das Risiko einer Steuerschätzung erhöhen kann. Das Ersetzende Scannen, also die Digitalisierung und anschließende Vernichtung von Papierbelegen, ist seit 2019 unter bestimmten Voraussetzungen zulässig.
Komplexe Abläufe erfordern detaillierte Beschreibung
Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass die internen Abläufe rund um Buchführung und Archivierung in Unternehmen so komplex sind, dass sie ohne eine detaillierte Verfahrensdokumentation für Prüfer schwer nachvollziehbar sind. Aus diesem Grund ist die vollständige Auslagerung der Erstellung problematisch: Externe Dienstleister können die spezifischen Abläufe eines Unternehmens oft nicht mit der erforderlichen Tiefe erfassen. Daher empfiehlt sich ein strukturierter, siebenteiliger Prozess in enger Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberatungskanzlei.
Der siebenstufige Weg zur Verfahrensdokumentation
Der Prozess beginnt mit einer Erstberatung zur Entscheidung für eine Verfahrensdokumentation. Im Anschluss kann Ihre Steuerkanzlei eine Vorlage als Basis einrichten. Der dritte Schritt ist die protokollierte Einweisung der internen Mitarbeiter. Anschließend liegt es in der Verantwortung des Unternehmens, Änderungen im Laufe des Jahres zu dokumentieren. Weitere Schritte umfassen die fortlaufende Anpassung an den neuesten Stand, die Erstellung von Überprüfungsberichten als Nachweis für die Finanzverwaltung und die jährliche Überprüfung der gesamten Dokumentation.
Nutzen von branchenspezifischen Mustern
Unternehmer können durch die Recherche nach branchenspezifischen Musterverfahrensdokumentationen bereits Vorarbeit leisten. Eine Vorlage kann besonders hilfreich sein, wenn sie einen klaren Überblick über die Abläufe ermöglicht. Über den reinen Status Quo hinaus ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation besonders gewinnbringend, wenn sie zur Aufdeckung von Unstimmigkeiten und zur Identifizierung von Doppelarbeiten beiträgt und somit zur Optimierung der Prozesse führt. Branchenspezifische Muster sind oft schlanker gestaltet und erleichtern die Übersicht.
Im Hinblick auf das Ersetzende Scannen ist es ratsam, die Prozesse zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen zu überprüfen und mit der Steuerkanzlei zu besprechen. Angesichts der bevorstehenden Verpflichtung zu elektronischen Rechnungen, die eine erneute Anpassung der Verfahrensdokumentation erfordern werden, stellt sich die Frage nach einer sinnvollen Neugestaltung der Prozesse.
Verfahrensdokumentation im Kontext des Ersetzenden Scannens
Für Unternehmen, die bereits das Ersetzende Scannen praktizieren, steht die Verfahrensdokumentation oft stärker im Fokus von Betriebsprüfungen. Es ist wichtig zu bedenken, dass Muster oft nur diesen isolierten Aspekt abdecken und beispielsweise den Umgang mit originär digital eingegangenen Rechnungen nicht berücksichtigen.
Ein kritischer Punkt ist die Dokumentation der Prüfung des Scan-Ergebnisses. Eine stichprobenartige Prüfung ist ausreichend, jedoch müssen das Vorgehen festgelegt, regelmäßig eingehalten und dokumentiert werden. Dies ist besonders relevant, da die GoBD neben stationären Scannern auch die Nutzung von Smartphones erlauben. Die Beschaffenheit des digitalen Abbilds kann durch Faktoren wie die Umgebung beeinflusst werden, und dies muss dokumentiert werden.
Inhaltliche Anforderungen an die Verfahrensdokumentation
Die Finanzverwaltung verlangt einen umfassenden Überblick über sämtliche Vorgänge im Zusammenhang mit der Buchführung. Dies beinhaltet die Dokumentation von Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnissen des DV-Verfahrens. Der Umfang der Dokumentation richtet sich nach dem, was zum Verständnis des Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Ihre konkrete Ausgestaltung hängt von der Komplexität der Geschäftstätigkeit, der Organisationsstruktur und dem eingesetzten DV-System ab.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewünschten Prozess. Dies umfasst bei elektronischen Dokumenten die Entstehung, Indizierung, Verarbeitung, Speicherung, das Wiederfinden, die maschinelle Auswertbarkeit, den Schutz vor Verlust und Verfälschung sowie die Reproduktion.
Gliederung der Verfahrensdokumentation
Die Finanzverwaltung sieht eine Gliederung der Verfahrensdokumentation in vier Teile vor:
- Eine allgemeine Beschreibung
- Eine Anwenderdokumentation
- Eine technische Systemdokumentation
- Eine Betriebsdokumentation
Änderungen müssen zudem historisch nachvollziehbar sein.
Als Beispiel für eine praxisnahe Verfahrensdokumentation für Kassensysteme hat der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. (DFKA) eine Vorlage erstellt. Diese Vorlage konzentriert sich jedoch auf die ordnungsmäßige Kassenführung und schließt andere DV-Systeme, die zur Ersterfassung von Geschäftsvorfällen dienen (z.B. Waagen, Taxameter), aus.
Angesichts der vielfältigen Einzelaspekte der Verfahrensdokumentation ist die Rücksprache mit Ihrer Steuerkanzlei unerlässlich, um die gesetzlich geforderten Vorgaben zu erfüllen.