DATEV Unternehmen online ist eine innovative Softwarelösung, die darauf abzielt, die Zusammenarbeit zwischen Steuerberatern und ihren Mandanten zu revolutionieren. Dieses umfassende Programm bietet eine Vielzahl von Anwendungen, die den digitalen Austausch von Belegen, die Verwaltung von Zahlungen und die Optimierung von Geschäftsprozessen ermöglichen. Der folgende Artikel beleuchtet die wichtigsten Funktionen und deren praktische Anwendung für Mandanten, um die Effizienz und Transparenz in der Buchhaltung zu maximieren.
Zugangsoptionen und Sicherheit
Für den sicheren Zugang zu DATEV Unternehmen online stehen Mandanten zwei Hauptlösungen zur Verfügung: DATEV SmartLogin und die Kombination aus DATEV SmartCard bzw. DATEV mIDentity. DATEV SmartLogin ist eine mobile Anwendung, die eine bequeme Anmeldung durch das Scannen eines QR-Codes ermöglicht. Alternativ bietet die DATEV SmartCard, in Verbindung mit einem Kartenlesegerät, sowie die DATEV mIDentity (eine SmartCard mit speziellem Lesegerät), einen gesicherten Zugriff auf alle relevanten Anwendungen. Diese Sicherheitsmaßnahmen gewährleisten, dass sensible Daten stets geschützt sind.
Belege online: Das Herzstück des digitalen Belegmanagements
Ein zentraler Bestandteil von DATEV Unternehmen online ist die Anwendung “Belege online”. Diese fungiert als digitales Dokumentenablagesystem im DATEV-Rechenzentrum, das sowohl vom Mandanten als auch vom Steuerberater gemeinsam genutzt wird. Digitale Belege können vom Mandanten einfach hochgeladen, in einer frei definierbaren Ordnerstruktur abgelegt und indexiert werden. Der Steuerberater hat somit jederzeit Zugriff auf alle relevanten Unterlagen, was den Abstimmungsprozess erheblich vereinfacht.
Vielfältige Upload-Möglichkeiten für digitale Belege
Um die Nutzung von “Belege online” zu ermöglichen, bedarf es digitaler Belege. DATEV bietet hierfür verschiedene, benutzerfreundliche Optionen:
- DATEV Upload online: Diese Funktion erlaubt sowohl das Scannen von Dokumenten direkt aus der Anwendung heraus als auch das Hochladen bereits digital vorhandener Belege. Bearbeitungsfunktionen wie Heften, Entheften, Drehen und Vergrößern stehen zur Verfügung.
- DATEV Belegtransfer: Diese Anwendung ermöglicht die automatische oder zeitgesteuerte Übertragung von digitalisierten oder digital eingegangenen Belegen in das System. Sie ist bereits im Standardumfang von DATEV Unternehmen online enthalten.
- DATEV Scan-Modul: Als Komponente von DATEV Belegtransfer erleichtert dieses Modul das Scannen und die lokale Bearbeitung von Belegen am PC, bevor diese in die Cloud übertragen werden.
- DATEV Upload mobil: Für die Digitalisierung von Belegen unterwegs bietet DATEV Upload mobil die Möglichkeit, Belege über mobile Endgeräte direkt in das DATEV-Rechenzentrum zu übermitteln.
- DATEV Upload Mail: Eingehende Dokumente per E-Mail können einfach und unkompliziert über DATEV Upload Mail an DATEV Unternehmen online weitergeleitet werden.
Bank online: Effiziente Zahlungsabwicklung
“Belege online” ermöglicht nicht nur die Ablage und Bearbeitung von Dokumenten, sondern auch die Vorbereitung von Zahlungen. Ein nahtloser Wechsel zur Anwendung “Bank online” erlaubt die Übermittlung der vorbereiteten Zahlungen an die Bank. Um Zahlungsaufträge zu senden und Kontoumsätze abzufragen, ist die Einrichtung einer inländischen Bankverbindung in “Stammdaten online” sowie die Hinterlegung eines geeigneten Banking-Verfahrens erforderlich. Unterstützt werden gängige Verfahren wie PIN/TAN, EBICS oder das Service-Rechenzentrumsverfahren (DATEV-Sammelverfahren).
Verwaltung und Suche von Belegen
Die Startseite “Belege” in DATEV Unternehmen online zeigt alle hochgeladenen Belege übersichtlich an. Bearbeitungen wie das Heften oder Ändern des Belegtyps können direkt aus der Belegübersicht oder über spezifische Menüpunkte wie “Lieferantenrechnungen | Rechnungen bezahlen” oder “Kundenrechnungen | Rechnungen überwachen” vorgenommen werden. Die Suche nach Belegen ist sowohl über eine Freitextsuche als auch über eine erweiterte Suche mit zahlreichen Filteroptionen möglich. Für eine effektive Suche ist es wichtig zu wissen, dass die Indizierung der von der OCR-Texterkennung erfassten Daten entscheidend für die Suchbarkeit ist.
Anpassung der Bearbeitungsform
Mandanten können zwischen zwei Bearbeitungsformen wählen: Standard und Erweitert. Die erweiterte Form bietet zusätzliche Funktionen zur Erfassung und Bereitstellung von Beleginformationen sowie zur Bearbeitung von Buchungsvorschlägen. Die Umstellung erfolgt über die Einstellungen unter “Bearbeitungsform ändern”. Wichtig hierbei ist, dass die Einstellungen für das Wirtschaftsjahr gelten und sich auf die Programme “Belege online”, “Kassenbuch online” und “Rechnungswesen Vorerfassung online” auswirken.
Belegdaten prüfen und Zahlungen vorbereiten
Über die Optionen “Lieferantenrechnungen | Rechnungen bezahlen” und “Kundenrechnungen | Rechnungen überwachen” können Belege detailliert geprüft und Zahlungsinformationen erfasst werden. Markierte Belege können dann entweder direkt zur Liste der zu sendenden Zahlungen gewechselt oder zu einem späteren Zeitpunkt über “Bank | Offene Zahlungen | Überweisungen ausführen” zur Übermittlung an die Bank ausgewählt werden.
Bank online: Kontostände und Buchungen im Blick
Die Startseite “Bank” bietet die Möglichkeit, Kontoumsätze einzusehen und zu prüfen. Nutzer können Kontoumsätze als geprüft markieren, Belegbilder zuordnen oder Notizen erfassen. Automatisierte Regeln unterstützen bei der Kontrolle der Umsätze, und die hinterlegten Informationen stehen dem Steuerberater für die Verbuchung zur Verfügung.
DATEV Auftragswesen online: Vom Angebot bis zur Rechnung
Das Zusatzmodul “DATEV Auftragswesen online” ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von Verkaufsbelegen wie Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen und Zahlungserinnerungen. Diese können direkt in “Belege online” oder “Bank online” übernommen und mit weiteren Buchungsinformationen angereichert werden, bevor sie an den Steuerberater weitergeleitet werden.
Belegmanagement und digitale Weitergabe
Auf der Startseite von “Auftragswesen” lassen sich Verkaufsbelege erstellen, bearbeiten und drucken. Mithilfe von Belegvorlagen kann das Layout individuell gestaltet werden. Nach den GoBD-Richtlinien dürfen Belege ab dem Versand an den Kunden nicht mehr geändert werden; die Funktion “Festschreiben” stellt dies sicher. Die digitale Weitergabe an den Steuerberater erfolgt entweder als digitale Belegbilder mit Buchungsinformationen über “Belege online” (erweiterte Bearbeitungsform) oder als digitale Belegbilder ohne Buchungsinformationen über den Posteingang von “Belege online”.
Kassenbuch online: GoBD-konforme Kassenführung
“Kassenbuch online” ist ein weiterer wichtiger Bestandteil, der die Erfassung von Kassenbelegen unterstützt und durch laufende Prüfungen die Einhaltung der GoBD-Richtlinien gewährleistet. In der Kassenübersicht werden angelegte Kassen angezeigt, und über “Belege hochladen” können Scans oder digitale Belege hinzugefügt werden. Unter “Kasse anlegen” können zusätzliche Kassen für ein Unternehmen erstellt werden. Die Seite “Kassenbewegungen” listet alle erfassten Transaktionen mit wichtigen Details wie Betrag, Belegtext, Datum und Belegnummer auf. Abschließend ermöglicht ein Kassenzählprotokoll den Abgleich des physischen Kassenbestands mit den elektronischen Aufzeichnungen.
Für detailliertere Einblicke in die Funktionen von DATEV Unternehmen online, insbesondere für Unternehmen, bietet DATEV eine Sammlung von Anleitungs-Videos: Anleitungs-Videos DATEV Unternehmen online für Mandanten. Diese Ressourcen sind eine wertvolle Ergänzung, um das Potenzial der Software voll auszuschöpfen und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater zu optimieren.