Für Personalabteilungen und Lohnbuchhalter:innen gehört die monatliche Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu den Kernaufgaben. Dieser Prozess, der vom Druck und Kuvertieren bis zum Versand reicht, ist oft zeitintensiv und administrativ aufwendig. Doch damit nicht genug: Neben den Mitarbeitenden müssen Abrechnungen auch an Finanzämter, Sozialversicherungen, Kreditinstitute und statistische Ämter übermittelt werden. Die Komplexität steigt zusätzlich durch branchenspezifische arbeitsrechtliche Unterschiede, die jede Abrechnung einzigartig machen können.
Dieser wiederkehrende Aufwand bindet wertvolle Ressourcen und kann die Personalverwaltung zusätzlich belasten, sodass strategische Personalprojekte oder aktives People Management oft zu kurz kommen. Die gute Nachricht ist, dass es bewährte Lösungen gibt, um diese Prozesse zu optimisieren und zu digitalisieren. In Deutschland wird etwa jeder dritte Erwerbstätige mit einer DATEV-Lohnabrechnungs-Software abgerechnet, was die Relevanz und Verbreitung dieser Lösungen unterstreicht.
Dieser Artikel beleuchtet, was DATEV ist, wie das Unternehmen Personalverwaltungen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung unterstützen kann und warum die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen mit der d.velop postbox eine optimale Ergänzung für moderne HR-Prozesse darstellt. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Lohnabrechnung nicht nur effizienter, sondern auch sicherer gestalten können.
Was ist die DATEV eG?
Die DATEV eG ist eines der größten Softwarehäuser Europas und ein zentraler Akteur im Bereich der digitalen Zusammenarbeit zwischen mittelständischen Unternehmen und ihren steuerlichen Berater:innen. Mit umfassendem Know-how, fortschrittlicher Software und Cloud-Lösungen ermöglicht DATEV die Digitalisierung betrieblicher Prozesse. Für Personalverwaltungen und Lohnbuchhaltungen bietet DATEV standardisierte Lösungen, die darauf abzielen, individuelle Lohn- und Gehaltsangelegenheiten zu automatisieren und somit erheblich zu vereinfachen. Das Hauptziel ist es, die spezifischen Anforderungen von Unternehmen effizient zu erfüllen und gleichzeitig eine hohe Prozesssicherheit zu gewährleisten.
DATEV-Ansätze zur Lohn- und Gehaltsabrechnung
DATEV deckt drei primäre Ausgangssituationen ab, um Unternehmen und Steuerkanzleien bei der effizienten Gestaltung ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu unterstützen. Diese Ansätze sind darauf ausgelegt, unterschiedlichen Bedürfnissen und Erfahrungsgraden gerecht zu werden und die Prozesse optimal zu digitalisieren.
1. Erstellung der monatlichen Abrechnungen mit DATEV-Software
Unternehmen, die ihre Payroll-Prozesse bereits selbst abwickeln und diese zukünftig professionalisieren und effizienter gestalten möchten, finden in der DATEV-Software eine leistungsstarke Unterstützung. Die DATEV-Payroll-Software ist sowohl als Cloud-Lösung als auch als On-Premises-Variante verfügbar und bietet maximale Flexibilität.
Die Übernahme von Stamm- und Bewegungsdaten erfolgt entweder über eine API-Schnittstelle in die Lohnprogramme oder über einen klassischen ASCII-Import. Durch diese Automatisierung werden vertrauliche Daten per Knopfdruck direkt aus dem HR-System über das sichere DATEV-Rechenzentrum in das Abrechnungsprogramm übertragen. Dies eliminiert die manuelle und zeitaufwendige Datenerfassung, wodurch Fehlerquellen reduziert und wertvolle Arbeitszeit eingespart werden. Ein integriertes Fehler- und Hinweisprotokoll überprüft laufend die Eingaben und markiert potenzielle Fehler. Die Funktion der Probeabrechnung bietet zudem eine Vorschau der Abrechnung, was eine frühzeitige Kontrolle ermöglicht. Die an verschiedene Institutionen zu übermittelnden Daten werden in der DATEV-Cloud sicher geparkt und fristgerecht sowie automatisch übertragen. Eine manuelle Übermittlung bleibt jedoch weiterhin möglich. Darüber hinaus bietet das Hilfe-Center stets aktuelle Informationen zu gesetzlichen Änderungen, um die korrekte Umsetzung in der Software zu gewährleisten.
2. Einsteiger: Löhne und Gehälter im Unternehmen selbst abrechnen
Für Unternehmen, die bisher ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen ausgelagert haben, oder für Neugründungen, die diese Aufgabe zukünftig selbst übernehmen möchten, jedoch noch über wenig Erfahrung verfügen, bietet DATEV eine maßgeschneiderte Lösung. Das Angebot umfasst eine Kombination aus der Payroll Software in der Comfort-Variante, die für beliebig viele Mitarbeitende ausgelegt ist, und einer mehrtägigen Einführungs- und Programmschulung. Dieser umfassende Ansatz stellt sicher, dass auch Einsteiger:innen schnell und sicher in der Lage sind, ihre Lohnabrechnung eigenständig und gesetzeskonform durchzuführen. Die Schulung vermittelt das notwendige Know-how und die praktische Anwendung der Software, um einen reibungslosen Start zu ermöglichen und Unsicherheiten abzubauen.
3. Erstellung der monatlichen Abrechnungen von der Steuerkanzlei
Wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnungen Ihres Unternehmens von einer Steuerkanzlei übernommen werden, bietet DATEV verschiedene Möglichkeiten für einen reibungslosen Datenaustausch und eine effiziente Zusammenarbeit.
3.1. Mit DATEV-Software
Für den Daten- und Dokumentenaustausch stehen Cloud-Lösungen wie DATEV Unternehmen online und DATEV Personal Add-on zur Verfügung. Diese ermöglichen eine sichere und zeitnahe Kommunikation zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei. Für den reinen Datenaustausch kann die Excel-basierte Datei DATEV Lohn Vorerfassung genutzt werden, die eine einfache Übermittlung relevanter Daten ermöglicht. Ergänzt wird dies durch das DATEV Personal-Managementsystem classic, eine umfassende Software für die Personalverwaltung. Diese Lösungen gewährleisten, dass alle benötigten Informationen transparent und effizient zwischen den Parteien ausgetauscht werden.
3.2. Mit Partner-Software
Auch mit Software-Partnern ist ein reibungsloser Datenaustausch möglich. Der DATEV-Marktplatz bietet ein vielseitiges Portfolio geprüfter Partner, die durch zertifizierte Schnittstellen Lösungen für verschiedenste Branchen und Systeme bereitstellen. Hier werden Daten ebenfalls über API- und/oder ASCII-Schnittstellen zur Verfügung gestellt, sodass sie per Knopfdruck aus der Partner-Software an die Steuerkanzlei übermittelt werden können. Dies stellt sicher, dass auch Unternehmen, die spezialisierte Branchensoftware nutzen, von den Vorteilen der DATEV-Lösungen profitieren und eine durchgängige digitale Prozesskette etablieren können.
Übermittlung der Gehalts- und Lohnabrechnungen an die Beschäftigten
Nachdem die Lohn- und Gehaltsabrechnungen erfolgreich erstellt wurden, stellt sich die entscheidende Frage der Zustellung an die Beschäftigten. Hierfür gibt es im Wesentlichen zwei Ansätze, die Unternehmen verfolgen können: Entweder greifen sie auf die Portallösung DATEV Arbeitnehmer online zurück, oder sie nutzen einen digitalen Briefkasten, wie die d.velop postbox, zur sicheren und effizienten Zustellung ihrer HR-Dokumente. Beide Wege bieten eine digitale Alternative zum traditionellen Postversand, unterscheiden sich jedoch in ihren Funktionalitäten und Vorteilen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die Wahl der richtigen Methode ist entscheidend für die Optimierung der internen HR-Prozesse und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
Digitale Zustellung mit d.velop postbox
Die d.velop postbox revolutioniert die Zustellung von Dokumenten, indem sie jedem Nutzer einen individuellen, digitalen Briefkasten zur Verfügung stellt. Dieses System ist nicht nur für Mitarbeitende gedacht, sondern auch für Kund:innen, Bürger:innen und andere Empfänger:innen flexibel einsetzbar. Bereits über 300 Organisationen nutzen diese cloudbasierte Lösung, um Dokumente jeglicher Art zu versenden, und rund 8,23 Millionen Empfänger:innen haben die Möglichkeit, Dokumente über die postbox zu empfangen. Insbesondere im HR-Bereich bietet die d.velop postbox eine sichere und rechtskonforme Zustellung von mitarbeiterbezogenen Dokumenten, was sie zu einem unverzichtbaren Tool für moderne Personalabteilungen macht.
Die d.velop postbox zeichnet sich durch ihre Benutzerfreundlichkeit und hohe Sicherheit aus. Alle relevanten HR-Dokumente wie Lohnabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Sozialversicherungsnachweise und andere vertrauliche Schreiben können direkt und datenschutzkonform an die digitalen Postfächer der Mitarbeitenden gesendet werden. Dies reduziert nicht nur den administrativen Aufwand erheblich, sondern gewährleistet auch, dass die Dokumente jederzeit und überall für die Empfänger zugänglich sind. Die cloudbasierte Infrastruktur sorgt für eine hohe Verfügbarkeit und Skalierbarkeit, wodurch Unternehmen jeder Größe von den Vorteilen der digitalen Zustellung profitieren können.
Vergleich: Portallösung vs. d.velop postbox
Bei der Wahl der optimalen Lösung für die digitale Zustellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen stehen Unternehmen oft vor der Entscheidung zwischen einer Portallösung und einem digitalen Briefkasten wie der d.velop postbox. Die Unterschiede liegen in der Ownership der Konten, dem Handling bei Mitarbeiteraustritt, der Dokumentenverarbeitung, der Verantwortlichkeit und den Zugriffsmöglichkeiten.
Während bei einer klassischen Portallösung die Konten im Besitz des jeweiligen Unternehmens sind, gehört ein Konto in der d.velop postbox der/dem jeweiligen Empfänger:in. Dies hat einen entscheidenden Vorteil: Wenn ein Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt, entfällt bei der d.velop postbox der aufwendige Schritt des Nachsendens von Dokumenten, da diese bereits im persönlichen und zeitlich unbegrenzten Konto des ehemaligen Mitarbeiters sicher hinterlegt sind.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Dokumentenverarbeitung. Bei Portalen müssen häufig jegliche Daten als Einzeldokumente übermittelt und gegebenenfalls manuelle Anpassungen vorgenommen werden. Die d.velop postbox hingegen übernimmt die Aufteilung der Dokumente automatisch, sodass keine Anpassungen im führenden System des Arbeitgebers notwendig sind. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch potenzielle Fehlerquellen.
In Bezug auf die Verantwortlichkeiten gibt es ebenfalls klare Unterschiede. Das Portal wird direkt vom Arbeitgeber betrieben, wodurch dieser die volle EU-DSGVO-Verantwortung tragen muss. Bei der d.velop postbox wird diese Verantwortung an d.velop übertragen, was eine erhebliche Entlastung für die Kunden darstellt und höchste Datenschutzstandards gewährleistet. Zudem ermöglicht die d.velop postbox einen bidirektionalen Dokumentenaustausch, der bei vielen Portallösungen nicht gegeben ist. Ein weiterer Vorteil ist der uneingeschränkte Zugriff, selbst wenn keine gewerbliche E-Mail-Adresse mehr existiert, was bei Portalen oft eine Hürde darstellt.
Die d.velop postbox bietet den Mitarbeitenden einen besonderen Mehrwert durch einen persönlichen Speicher für wichtige Unterlagen und einen unbegrenzten Zugriff darauf. Dies schafft nicht nur eine höhere Nutzerfreundlichkeit, sondern auch eine langfristige Archivierungsmöglichkeit für persönliche Dokumente.
Vergleich der digitalen Lohnabrechnung via DATEV und d.velop postbox für Personalverwaltungen
Das perfekte Zusammenspiel aus DATEV & d.velop postbox
DATEV bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie weiterer HR-Dokumente wie Lohnsteuerbescheinigungen oder Sozialversicherungsnachweise, zugeschnitten auf unterschiedliche Anwendungsfälle. Unabhängig vom gewählten Szenario ist jedoch ein Punkt stets gleich: Die Mitarbeiterdokumente sollen digital und unkompliziert an die Belegschaft zugestellt werden. Hier bietet ein digitaler Briefkasten wie die d.velop postbox im Vergleich zu einer reinen Portallösung entscheidende Vorteile, darunter Möglichkeiten für einen direkten Austausch, hybride Zustellungsszenarien und einen geringeren Verwaltungsaufwand für das Unternehmen.
Durch das persönliche digitale Postfach, das Empfänger:innen problemlos als App auf ihr Smartphone herunterladen können, haben sie alle wichtigen Dokumente an einem Ort, stets im Blick und sicher archiviert. Dies stellt eine Win-Win-Situation dar: Unternehmen können Mitarbeiterdokumente in Minutenschnelle und auf direktem Wege digital zustellen, und Beschäftigte müssen keine physischen Aktenordner mehr wälzen, sondern haben jederzeit und überall Zugriff auf ihre Unterlagen. Die Kombination aus der leistungsstarken Erstellungssoftware von DATEV und der flexiblen, sicheren Zustelllösung von d.velop postbox bildet somit eine ideale Grundlage für eine moderne, effiziente und mitarbeiterfreundliche digitale Lohnabrechnung.
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Fazit
Die digitale Transformation der Lohn- und Gehaltsabrechnung bietet Unternehmen jeder Größe erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Sicherheit und Mitarbeiterzufriedenheit. DATEV stellt hierfür eine solide Grundlage mit umfassenden Softwarelösungen bereit, die an verschiedene Ausgangssituationen angepasst sind – sei es die eigenständige Abrechnung, der Einstieg in die Thematik oder die Zusammenarbeit mit einer Steuerkanzlei.
Die optimale Ergänzung bildet dabei die digitale Zustellung der Dokumente. Insbesondere die d.velop postbox erweist sich als eine zukunftsorientierte Lösung, die traditionelle Portalsysteme in vielen Aspekten übertrifft. Mit einem Fokus auf die Ownership der Dokumente beim Empfänger, einer vereinfachten Dokumentenverarbeitung, bidirektionalem Austausch und der Übertragung der DSGVO-Verantwortung bietet die d.velop postbox einen echten Mehrwert. Sie entlastet Personalabteilungen erheblich und ermöglicht Mitarbeitenden einen sicheren, unbegrenzten Zugriff auf ihre wichtigen Unterlagen. Durch das nahtlose Zusammenspiel von DATEV zur Erstellung und d.velop postbox zur Zustellung können Unternehmen ihre HR-Prozesse digitalisieren, optimieren und somit wertvolle Ressourcen für strategische Aufgaben freisetzen.