Excel CRM: Der Leitfaden zur Erstellung und Optimierung Ihres Kundenbeziehungsmanagements

Wenn Ihr Unternehmen wächst und mehr Anfragen eingehen, wird die effektive Verwaltung von Kundendaten unerlässlich. Ein Customer Relationship Management (CRM)-System ist hierfür das ideale Werkzeug. Die gute Nachricht ist, dass Sie mit Microsoft Excel ein leistungsfähiges und anpassbares CRM erstellen können, das Ihren spezifischen Anforderungen entspricht. Dieser Artikel führt Sie durch den Prozess der Erstellung eines Excel-CRMs, beleuchtet dessen Vor- und Nachteile und gibt Tipps, wie Sie das Beste daraus machen.

Die Vorteile und Nachteile eines Excel-CRMs

Bevor Sie mit der Einrichtung beginnen, ist es wichtig zu verstehen, ob ein Excel-CRM die richtige Lösung für Sie ist. Customer Relationship Management ist im Grunde der Prozess, den Vertriebsmitarbeiter zur Steuerung ihrer Kundeninteraktionen nutzen. Früher wurden Notizen oder einfache Tabellenkalkulationen verwendet, und viele Unternehmen tun dies immer noch.

Vorteile eines Excel-CRMs:

• Kostengünstig: Während die Excel-Desktop-App ein Office-Abonnement erfordert, ist die Web-App kostenlos zugänglich. Google Sheets ist ebenfalls kostenlos für Einzelnutzer verfügbar.
• Einfache Bedienung (Grundlagen): Die meisten Menschen haben grundlegende Kenntnisse in Tabellenkalkulationen, was die Einrichtung erleichtert. Tausende von Online-Tutorials helfen beim Erlernen von Excel.
• Anpassbar: Excel bietet eine enorme Flexibilität. Mit genügend Zeit und Mühe können Sie ein leistungsfähiges, benutzerdefiniertes CRM aufbauen. Vorlagen wie die von uns bereitgestellte erleichtern den Einstieg.
• Geeignet für kleine Unternehmen: Für kleine Betriebe mit einfachen Prozessen und wenigen Kontakten ist eine Excel-Tabelle oft ausreichend. Ab etwa 50 bis 100 Kontakten kann es jedoch kompliziert werden, ohne die Erinnerungsfunktionen und Automatisierungen dedizierter CRM-Software.

Nachteile eines Excel-CRMs:

• Vollständig manuell: Die Dateneingabe ist zeitaufwendig. Dedizierte CRMs bieten Workflow-Automatisierung und Tools zur Minimierung mühsamer Arbeit.
• Schwierig zu skalieren: Ein Excel-CRM ist schwer in Teams zu teilen. Die Nachverfolgung von Benutzern und Änderungen ist fast unmöglich. Mit steigender Kontaktzahl wird die manuelle Verwaltung immer schwieriger.
• Nicht sicher: Excel kann abstürzen, Festplatten beschädigt werden und Verkaufsdaten gehen leicht verloren. Cloud-basierte CRM-Tools speichern Daten sicher.
• Keine Integration mit Vertriebstools: Excel-CRMs integrieren sich nicht direkt mit anderen Vertriebstools, was ständiges Importieren und Exportieren von Daten erfordert.
• Kein Speicherort für wichtige Dokumente: Verträge, Angebote und E-Mail-Threads lassen sich in einem Excel-CRM schwer speichern oder verknüpfen, was zu Informationsverlust oder Zeitverschwendung führen kann.

Erstellung Ihres Excel-CRMs: Schritt für Schritt

Unser kostenloser Excel-CRM-Vorlage ist als Ausgangspunkt konzipiert. Sie enthält vier Tabellenblätter: Kontakte, Unternehmen, Pipeline und Einstellungen.

Schritt 1: Ihr Kontaktmanager

Speichern Sie Kundendaten übersichtlich im Tabellenblatt “Kontakte”. Füllen Sie Kategorien wie Name, Telefonnummer und LinkedIn-Profil aus. Fügen Sie Tags hinzu (z. B. “Heißer Lead”), um Kontakte schnell zu identifizieren, und nutzen Sie das Feld “Beschreibung” für detaillierte Notizen zu früheren Interaktionen. Wiederholen Sie diesen Vorgang für Unternehmen im Tabellenblatt “Unternehmen”.

Schritt 2: Ihre Vertriebspipeline

Das Tabellenblatt “Pipeline” ist das Herzstück Ihres CRMs. Hier verfolgen Sie Kundenkommunikationen, planen Folgeaktivitäten und aktualisieren den Lead-Status. Wichtige Felder sind:

• Tag: Zur Kategorisierung von Opportunities.
• Name: Art des angefragten Verkaufs oder Dienstleistung.
• Unternehmen: Der Kunde, mit dem Sie interagieren.
• Phase: Verkaufsphasen wie Terminvereinbarung, Angebot, Verhandlung, Pilotprojekt und Vereinbarung. Diese können Sie an Ihren Vertriebsprozess anpassen.
• Wert: Der prognostizierte monetäre Wert der Opportunity.
• Abschlussdatum: Voraussichtliches Datum der Deal-Finalisierung.
• Status: Offen, Gewonnen oder Verloren.
• Verlustgrund: Einblick in Gründe für verlorene Deals.
• Priorität: Hoch, Mittel oder Niedrig.
• Quelle: Woher die Opportunity stammt (z. B. Werbung, Website, Kaltakquise).

Die Dashboard-Tabelle (das erste Blatt) aktualisiert sich automatisch mit den in die Pipeline eingegebenen Daten.

Schritt 3: Anpassung Ihrer Vertriebspipeline

Ein anpassbarer Vertriebstrichter ist entscheidend für die Weiterentwicklung Ihrer Prozesse. Öffnen Sie das Tabellenblatt “Einstellungen”, um benutzerdefinierte Felder für Kontaktarten, Pipeline-Phasen, Status, Lead-Quellen und Verlustgründe einzugeben. Sie können auch Pivot-Tabellen nutzen, um Ihre Pipeline nach Wert zu sortieren oder abgeschlossene Deals auszublenden.

5 Tipps für die optimale Nutzung Ihres Excel-CRMs

1. Daten regelmäßig überprüfen: Bereinigen Sie Ihr CRM von alten Daten, um die Übersichtlichkeit zu wahren und die Effizienz zu steigern. Nehmen Sie sich monatlich Zeit, um veraltete Informationen zu aktualisieren und abgeschlossene oder verlorene Deals zu filtern.
2. Die richtigen Fragen stellen: Analysieren Sie Ihre Vertriebs- und Marketingprozesse. Welche Informationen müssen Sie verfolgen? Fehlen wichtige Daten? Bieten Lead-Quellen und Pipeline-Phasen umsetzbare Erkenntnisse? Ist die Nachverfolgung von Kunden im Pipeline-Prozess einfach?
3. Daten effizient organisieren: Trennen Sie große Datenmengen in verschiedene Tabellenblätter. Dies erleichtert die genaue Datenerfassung, den schnellen Überblick und den späteren Datenexport. Achten Sie darauf, dass jede Zelle nur einen Datenpunkt enthält.
4. Kontrolle delegieren: Legen Sie Richtlinien für die gemeinsame Nutzung von Tabellen fest und benennen Sie eine verantwortliche Person für die Datenüberwachung. Dies verhindert widersprüchliche Änderungen und stellt sicher, dass Informationen korrekt aktualisiert werden. Sichern Sie die Daten durch die Festlegung von Benutzerberechtigungen.
5. Wissen, wann ein Upgrade nötig ist: Wenn Kundendaten verloren gehen, die Zusammenarbeit im Vertrieb schwierig ist oder manuelle Dateneingabe zu viel Zeit in Anspruch nimmt, ist es Zeit für ein professionelles CRM-System. Lösungen wie Pipedrive bieten eine zentrale Datenquelle, benutzerdefinierte Felder und Automatisierungen, die mit Ihrem Unternehmen skalieren.

Fazit

Ein Excel-CRM kann ein wertvolles Werkzeug für kleine Unternehmen und Start-ups sein. Es ist kostengünstig und flexibel. Sobald Ihr Unternehmen jedoch wächst und die Komplexität zunimmt, sollten Sie den Umstieg auf eine dedizierte CRM-Lösung in Betracht ziehen, um Produktivität, Umsatz und Kundenbeziehungen langfristig zu optimieren.