Die Verwaltung von Kundenbeziehungen muss nicht kompliziert sein. Manchmal ist eine einfache Vorlage in einer Tabellenkalkulation praktischer als eine vollwertige CRM-Software. In diesem Artikel stellen wir Ihnen eine kostenlose Client Tracker-Vorlage vor, erklären deren Anwendung und beleuchten die Vorteile von Tools zur Kundenverfolgung.
Das Herunterladen unseres kostenlosen Client Trackers ermöglicht es Ihnen, Kundeninteraktionen und -beziehungen übersichtlich in einer einfachen Tabellenkalkulation zu organisieren. Erfahren Sie mehr über einfache CRM-Systeme.
Kostenlose Vorlage für den Client Tracker
Diese Vorlage wurde entwickelt, um die Verwaltung Ihrer Kundenkontakte zu vereinfachen. Sie verfügt über ein farbcodiertes System, das Ihnen hilft, Ihre Follow-ups zu priorisieren:
- Rot: Sie sind überfällig mit der Kontaktaufnahme.
- Orange: Sie sollten heute Kontakt aufnehmen.
- Grau: Reserviert für zukünftige Follow-ups.
Das Besondere an dieser Vorlage ist, dass nur ein Tabellenblatt manuell aktualisiert werden muss, während alle anderen Berechnungen automatisch erfolgen.
Laden Sie die Vorlage hier herunter und erhalten Sie eine Kopie in Ihrem Google Drive:
Download Client Tracker
Warum diese Vorlage herunterladen?
Diese Vorlage bietet mehrere Vorteile:
- 100% kostenlos: Keine Anmeldung per E-Mail erforderlich.
- Einfaches Farbsystem: Hilft bei der Priorisierung.
- Automatische E-Mail-Erinnerungen: Direkt in Ihr Gmail-Postfach (nur mit Google Sheets).
- Geringer Eingabeaufwand: Nur ein Tabellenblatt für alle Informationen.
- Integration in Google Workspace: Nahtlose Nutzung mit anderen Google-Tools.
- Ortsunabhängiger Zugriff: Über Cloud-Speicher von überall erreichbar.
Kostenloser Client Tracker für Google Sheets und Excel
Anwendung des kostenlosen Client Trackers
Nach dem Download empfehlen wir, zwei Kopien der Vorlage zu erstellen:
- Übungskopie: Nutzen Sie diese, um sich mit der Vorlage vertraut zu machen. Fügen Sie Spalten hinzu, sortieren Sie Kunden oder löschen Sie Einträge. Sehen Sie sich das kurze Video an und befolgen Sie die Tipps.
- Arbeitskopie: Füllen Sie diese mit Ihren echten Kundendaten und beginnen Sie sofort mit der Nutzung für Ihr Geschäft.
1. Follow-ups verfolgen
In diesem Tracker werden Follow-up-Erinnerungen als “Nächste Aktionen” bezeichnet. Dies sind anstehende Aufgaben oder Interaktionen. Sie ändern automatisch ihre Farbe, um den Dringlichkeitsgrad anzuzeigen. Wenn Sie ein Follow-up verpassen, färbt sich die Zelle rot. Wenn eine Kontaktaufnahme heute ansteht, wird sie orange.
Sie können die Follow-ups einfach anpassen:
- Fügen Sie neue oder entfernen Sie alte Daten.
- Ändern Sie den Text der Follow-up-Erinnerung.
- Sortieren Sie nach Datum, um die dringendsten Aktionen zuerst zu sehen.
Kostenloser Client Tracker mit Follow-up-Erinnerungen
Die Vorlage verwendet Datumsformeln. Bevor Sie Ihre echten Daten eingeben, löschen Sie die Beispielformeln und setzen Sie die korrekten Daten ein.
2. Kunden segmentieren
Organisieren Sie Ihre Kunden nach verschiedenen Statuskategorien:
- Lead
- Prospect
- Client
- Partner
Sie können diese Status und ihre jeweiligen Farben nach Belieben ändern.
Kunden nach Status organisieren
Sie können Kunden auch nach Projektphasen oder Verkaufsstadien sortieren, um den Fortschritt Ihrer Projekte zu verfolgen.
Projekte in Google Sheets und Excel verfolgen
3. Kunden sortieren
Der Client Tracker bietet vier verschiedene Ansichten zur Priorisierung:
- Standardansicht: Zeigt alle Ihre Kontakte.
- Kontakte mit Aktionen: Zeigt nur Kunden, die ein Follow-up benötigen.
- Kontakte ohne Aktionen: Zeigt Kunden ohne anstehende Follow-ups.
- Fokusmodus: Hilft Ihnen, sich auf die wichtigsten Aufgaben des Tages zu konzentrieren.
Kunden in einer Tabellenkalkulation organisieren
4. E-Mail-Erinnerungen erhalten
Für automatische E-Mail-Erinnerungen benötigen Sie ein Google Sheets Add-on. Dieses ist kostenlos, aber nicht für Excel verfügbar. Nach der Installation sendet es Ihnen Erinnerungen, wenn ein Follow-up fällig ist.
Tabellenkalkulation mit ErinnerungenBeispiel einer E-Mail-Erinnerung in Gmail.
5. Dashboard anzeigen
Diese einfache Vorlage enthält auch visuelle Berichte in einem Dashboard. Dieses nutzt vordefinierte Formeln, um Ihre Daten in Diagrammen und Grafiken darzustellen, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind.
Tabellenvorlage mit Dashboard
Tipps zur Nutzung des Client Trackers
- Nutzen Sie Google Sheets: So können Sie von überall auf Ihre Daten zugreifen.
- Schauen Sie das Video: Es gibt Ihnen einen schnellen Überblick über die Funktionalität.
- Apostrophe für Telefonnummern: Verwenden Sie ein Apostroph (‘) vor Pluszeichen (+) in Telefonnummern, um Formelfehler zu vermeiden.
- Spalten anpassen: Löschen Sie nicht benötigte Spalten oder benennen Sie “Projekte” in “Dienstleistungen” oder “Deals” um.
- Immer Follow-ups hinzufügen: Dies ist entscheidend für die Nützlichkeit des Trackers.
- Regelmäßig sortieren: Halten Sie die wichtigsten Kunden stets im Blick.
Sollten Sie diese Vorlage überwachsen, ziehen Sie ein einfaches CRM-System in Betracht, um Ihre Kundenverwaltung weiter zu optimieren.
Was bedeutet Kundenverfolgung (Client Tracking)?
Kunden sind die Personen oder Unternehmen, die Ihre Produkte oder Dienstleistungen erwerben. Kundenverfolgung bedeutet, im Hinblick auf diese wichtigen Kundenbeziehungen organisiert zu bleiben. Durch die Verfolgung wissen Sie, wann Sie sich mit ihnen in Verbindung setzen sollten – sei es für ein Check-in, eine Vertragsverlängerung oder ein neues Projektgespräch. Dies geschieht mithilfe von CRM-Software oder einfacheren Werkzeugen wie Tabellenkalkulationen.
Vorteile der Kundenverfolgung
Ein gutes System zur Kundenverfolgung hilft, Kunden länger zu binden und einen besseren Service zu bieten. Die Vorteile gehen jedoch darüber hinaus:
1. Kundendaten an einem Ort
Wenn Kundendetails über E-Mails und Notizen verstreut sind, gehen leicht wichtige Informationen verloren. Ein zentrales System gibt Ihnen einen besseren Überblick über Ihre Kundenbeziehungen, sei es eine Tabellenkalkulation oder ein CRM. Sie müssen nicht mehr alte E-Mails durchsuchen, um eine Telefonnummer zu finden.
2. Priorisierung von Kundeninteraktionen
Manche Kunden benötigen mehr Aufmerksamkeit als andere. Ein Client Tracker hilft Ihnen zu erkennen, wen Sie zuerst kontaktieren sollten, und ermöglicht es Ihnen, Ihre Energie auf die wichtigsten Kundenbeziehungen zu konzentrieren.
3. Pflege von Kundenbeziehungen
Gute Kundenbeziehungen und Erfolgsgeschichten erfordern kontinuierliche Aufmerksamkeit über einen längeren Zeitraum. Mit Client Tracking können Sie regelmäßig Kontakt aufnehmen und Beziehungen stärken. Wenn Sie Ihre Follow-ups verfolgen, wissen Sie immer genau, wo Sie mit jedem Kunden stehen. Sie erkennen auch Muster, wie oft Sie bestimmte Kundentypen kontaktieren sollten, was Ihnen hilft, Ihre Zeit besser zu planen.
4. Bessere Organisation
Wenn Sie vergessen, einen Kunden zu kontaktieren oder wann Sie versprochen haben, sich zurückzumelden, riskieren Sie, die Beziehung zu beschädigen. Ein gutes System erinnert Sie daran, wann es Zeit ist, sich bei jedem Kunden zu melden oder zu prüfen, ob er mit Ihrem Service zufrieden ist. Ihre Kunden bleiben Ihnen länger treu, wenn sie das Gefühl haben, dass Sie ihre Bedürfnisse beachten.
Bestes CRM für die KundenverfolgungBeispiel des Action Streams für die Kundenverfolgung.
5. Verbesserung des Kundenmanagements
Ein Client Tracker hilft Ihnen, einen klaren Prozess für die Aufrechterhaltung von Beziehungen und die Kundenkommunikation zu etablieren. Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter haben diese einen verlässlichen und wiederholbaren Prozess für die Arbeit mit Kunden. Es ist auch einfacher, potenzielle Probleme zu erkennen, z. B. eine Phase, in der Kunden aufhören zu antworten. Sie können Probleme identifizieren und an Lösungen arbeiten.
So starten Sie mit der Kundenverfolgung
Überlegen Sie zunächst: Welche Kundeninformationen sind für Ihr Unternehmen am wichtigsten? Verfolgen Sie Follow-ups und Interaktionen für Neukunden anders als für Langzeitkunden? Komplexere Geschäftsprozesse erfordern umfassendere Lösungen. Wenn Sie jedoch ein kleines Unternehmen führen, könnte ein einfacher Client Tracker eine gute Wahl sein.
1. Wählen Sie ein Tool zur Kundenverfolgung
Sie benötigen ein zentrales System, um alle Daten Ihrer neuen und bestehenden Kunden zu speichern. Viele denken, sie bräuchten teure CRM-Software, aber das ist nicht immer der Fall. Kundenunterlagen in einer Tabellenkalkulation (Google Sheets oder Excel), auf einem Trello-Board, in Notion oder sogar in einer Aufgabenverwaltungs-App können für Ihre aktuellen Bedürfnisse ausreichend sein. Wählen Sie basierend auf der Größe Ihres Unternehmens, der Anzahl Ihrer Kunden und Ihrer Teamstruktur.
2. Entscheiden Sie, welche Kundeninformationen Sie verfolgen möchten
Unabhängig vom gewählten Tool sollte Ihre Kundenverfolgungssoftware wichtige Details enthalten:
- Namen
- Unternehmen
- E-Mail-Adressen
- Telefonnummern
Sie möchten vielleicht auch VIP-Status, Vertragswerte oder andere für Ihr Geschäft wichtige Informationen verfolgen. Es ist jedoch auch völlig in Ordnung, weniger Informationen zu verfolgen. Mehr bedeutet nicht immer besser. Wenn Kundennamen und Follow-up-Daten alles sind, was Sie brauchen, ist das in Ordnung. Ein schlankes und schnelles System ist besser als ein aufgeblähtes, das Sie nie ganz nutzen. Es gibt keinen “richtigen Weg”, Kunden zu verfolgen. Finden Sie einfach heraus, was für Sie funktioniert.
3. Fügen Sie Follow-ups hinzu
Um gute Kundenbeziehungen zu pflegen, müssen Sie verfolgen, wann Sie sie kontaktieren. Dies ist der Hauptgrund für einen Client Tracker. Stellen Sie sicher, dass Sie für jeden Kunden in Ihrer Liste Follow-up-Daten hinzufügen. Follow-up-Erinnerungen helfen Ihnen, Kunden zu priorisieren, Ihren Tag zu organisieren und Beziehungen konsequent zu pflegen. Durch die Sortierung von Kunden nach dem Datum ihres nächsten Follow-ups erhalten Sie einen klareren Überblick über Ihre tägliche Agenda.
CRM zur Kundenverfolgung### 4. Machen Sie es zur Gewohnheit
Ein Client Tracker funktioniert nur, wenn Sie ihn regelmäßig nutzen. Finden Sie einen Zeitplan, der für Ihre Geschäftsart sinnvoll ist – und halten Sie ihn konsequent ein. Konsistenz führt zum Erfolg.
5 Tools zur Kundenverfolgung
Es gibt viele Optionen, wenn es um die Auswahl von Software zur Verfolgung von Kundeninformationen und -interaktionen geht. Sie können mit etwas so Einfachem wie einer Tabellenkalkulation mit nur wenigen Spalten beginnen oder in eine umfassende und teure Software wie HubSpot investieren. Beide erfüllen ihren Zweck. Die Wahl hängt hauptsächlich von Ihren Bedürfnissen und Ihrem Budget ab. Das richtige Tool sollte Ihre Prozesse beschleunigen, ohne Ihre Ressourcen zu erschöpfen.
Hier sind fünf gute Optionen:
1. Ein Client Tracker in einer Tabellenkalkulation
Tabellenkalkulationen eignen sich hervorragend für Client Tracker für kleine Unternehmen mit einfachen Anforderungen. Sie sind flexibel, budgetfreundlich und anpassbar. Da die meisten Geschäftsinhaber bereits mit Tabellenkalkulationen vertraut sind, ist die Lernkurve minimal. Deshalb sind Google Sheets und Excel eine beliebte Wahl als einfache CRM-Alternativen.
Empfohlene Lektüre:
So verwenden Sie Google Sheets als CRM (+ kostenlose Vorlage) So verwenden Sie Google Sheets als CRM (+ kostenlose Vorlage)
2. CRM-Software zur Kundenverfolgung
Unabhängig davon, wie wunderbar Tabellenkalkulationen sind, irgendwann kann Ihr Unternehmen über ihre Kapazitäten hinauswachsen. Ein CRM (Customer Relationship Management)-System ist dann der nächste logische Schritt. Ihr CRM kann etwas Einfaches wie OnePageCRM sein (ideal für die Verfolgung von Kundeninteraktionen und -informationen) oder etwas Umfassenderes wie HubSpot oder Salesforce. CRMs machen die Kundenverfolgung mit Funktionen wie E-Mail-Tracking, Follow-up-Erinnerungen und Drag-and-Drop-Pipelines deutlich leistungsfähiger.
3. Eine Notion-Vorlage
In Notion können Sie einen benutzerdefinierten Client Tracker mit verschiedenen Feldern und Ansichten erstellen. Notion ist kostenlos, aber vielseitiger als eine Tabellenkalkulation. Sie können Dateien, Notizen hinzufügen und Ihren Client Tracker mit anderen Tools verbinden. Wenn Sie jedoch keine Apps erstellen und anpassen möchten, schauen Sie sich die Notion-Vorlagenbibliothek an.
Kunden in Notion verfolgen*Quelle: [Notion](https://www.notion.so/)*
### 4. Ein Trello-Board
Trello hat ein einfaches kartenbasiertes Layout, das sehr gut für die Kundenverfolgung geeignet sein kann. Jeder Kundenkontakt kann durch eine Karte repräsentiert werden, die durch verschiedene Listen (z. B. Erstkontakt, Onboarding, Aktives Projekt, Nach Projekt) bewegt wird. Diese Listen spiegeln eine Vertriebspipeline wider.
Empfohlene Lektüre:
Kundengeschichte: Ein einfaches CRM statt Trello verwenden Kundengeschichte: Ein einfaches CRM statt Trello verwenden
5. Eine To-do-App
Obwohl nicht immer empfohlen, können Sie bei der Kundenverfolgung noch einfacher vorgehen. Eine Aufgabenverwaltungs-App wie Todoist oder TickTick kann gut funktionieren, um einfache Kundenaufgaben zu verfolgen oder Projekte zu organisieren, besonders wenn Sie freiberuflich tätig sind. Erstellen Sie ein Projekt in Ihrer To-do-App und fügen Sie Aufgaben mit Kundennamen und Fristen hinzu. Dies kann sehr gut funktionieren, wenn Sie nicht viele Kunden haben, aber bereits Ihre bevorzugte Aufgabenverwaltungs-App nutzen.
Todoist für die Kundenverfolgung*Quelle: [Todoist](https://todoist.com/)*
## Abschließende Gedanken zur Kundenverfolgung
Wenn Sie ein kleines Unternehmen oder eine Einzelpraxis führen, halten Sie die Dinge einfach. Es gibt zwar viele verschiedene Optionen und Software, aber Ihr Werkzeug muss nicht die umfassendste Lösung auf dem Markt sein. Der beste Client Tracker ist derjenige, den Sie konsequent nutzen werden. Nur so werden Sie Ergebnisse sehen.
Wenn Sie bereit sind, Ihre Kundendatenbank zu organisieren und Ihre Follow-ups zu priorisieren, probieren Sie unseren kostenlosen Client Tracker in Google Sheets aus.