Grafisch aufgewertete Tabellen können Informationen plastisch und attraktiv vermitteln. Allerdings lassen aufwendige Grafiken die Dateigröße oft immens anwachsen, was die Übertragung erschwert. Um die Größe in der Darstellung und nicht in der Dateikapazität zu haben, bietet es sich an, Grafiken in Tabellen vor der Weitergabe zu komprimieren.
Bilder in Excel komprimieren
Um eine Abbildung zu komprimieren, markieren Sie in der Tabelle die eingefügte Grafik mit einem Mausklick. Bei Excel 2010 und Excel 2007 wird im Menüband die Registerkarte „Bildtools“ eingeblendet. Bei Excel 2003 erscheint stattdessen die Symbolleiste „Grafik“. Klicken Sie anschließend auf das Symbol „Bilder komprimieren“.
Um sämtliche Bilder einer Tabelle auf einmal zu komprimieren, klicken Sie auf „Bilder komprimieren“ und deaktivieren die erste Einstellung im Dialogfenster.
Damit alle Bilder im Dokument in die Komprimierung einbezogen werden, müssen Sie bei Excel 2007 und 2010 darauf achten, dass das Kontrollkästchen „Nur für ausgewählte Bilder übernehmen“ beziehungsweise „Nur für dieses Bild übernehmen“ nicht markiert ist. Bei Excel 2003 markieren Sie die Option „Alle Bilder im Dokument“. Für die folgenden Einstellungen müssen Sie bei Excel 2007 im Dialogfenster auf „Optionen“ klicken.
Damit Bildbereiche, die Sie aus grafischen oder inhaltlichen Gründen abgeschnitten haben, auch tatsächlich entfernt werden, muss das Kontrollkästchen „Zuschnittene Bildbereiche löschen“ markiert sein. Dies ist nicht nur aus Gründen der Dateigröße angeraten, sondern auch als vorsorgliche Maßnahme. So verhindern Sie, dass versehentlich Informationen weitergegeben werden, die der Empfänger wiederherstellen kann. Mit Hilfe der Auflösung „Bildschirm“ erreichen Sie eine Bildqualität, die für die Darstellung am Bildschirm oder die Projektion ausreicht.
Schließen Sie die Einstellung mit „OK“ ab und bestätigen Sie gegebenenfalls mit „Übernehmen“, dass Sie sich über einen eventuellen Qualitätsverlust im Klaren sind. Nachdem die Komprimierung ausgeführt ist, sollten Sie die Datei unter einem neuen Dateinamen speichern.
Tools zur Optimierung und Diagnose von Festplatten
Neben der Optimierung von Dateigrößen ist die Gesundheit und Leistung der Festplatte entscheidend für die allgemeine Systemgeschwindigkeit. Verschiedene Software-Tools können hier Abhilfe schaffen:
- Auslogics Disk Defrag: Dieses Tool defragmentiert Dateien auf der Festplatte und beschleunigt so den Datenzugriff. Es unterstützt FAT 16, FAT 32 und NTFS und defragmentiert sowohl komprimierte als auch verschlüsselte Dateien.
- CrystalDiskInfo: Erkennt frühzeitig drohende Festplattenschäden und zeigt wichtige technische Daten wie die Temperatur an. Der Gesundheitszustand wird durch Ampelfarben signalisiert.
- Argus Monitor: Diagnostiziert Festplatten auf Hitzeentwicklung und Gesundheitszustand. Durch Überprüfung der SMART-Attribute kann das Tool frühzeitig vor einem potenziellen Ausfall warnen. Zusätzlich sind eine Lüfterkontrolle und Unterstützung für USB-Festplatten enthalten.
- Silent Drive: Regulert über die Automatic Acoustic Management-Funktion die Lautstärke der Festplatte, indem es das Tempo der Schreib-/Leseköpfe beim Zugriff auf die Platte einstellt.
- CCleaner: Eine Freeware, die Ihre Festplatte von unnötigem Datenmüll befreit, indem sie nicht mehr benötigte temporäre Dateien, veraltete Verknüpfungen und Registry-Einträge löscht.
- HDD Life: Überprüft den Zustand Ihrer Festplatten mithilfe der S.M.A.R.T.-Technologie und meldet kritische Werte. Es unterstützt IDE-, Serial ATA- und SCSI-Festplatten und informiert direkt beim Start über den Gesundheitszustand.
- HDD Thermometer: Überwacht die Temperatur Ihrer Festplatte und schützt sie vor Überhitzung. Im Gefahrenfall kann das Tool den Rechner herunterfahren, eine Anwendung starten oder eine Warnmeldung anzeigen.
- HD Tune: Kontrolliert Transferraten und Zugriffszeiten, überwacht die CPU-Auslastung und die Festplattentemperatur. Es führt verschiedene Festplattentests durch, liest die S.M.A.R.T.-Diagnose aus und sucht nach defekten Sektoren.
- Glary Utilities: Ein kostenloses Programm, das die Festplatte aufräumt, überflüssige Dateien beseitigt und die Registrierdatenbank optimiert. Es ermöglicht auch die Überprüfung von Autostarteinträgen.
- Revo Uninstaller: Zeigt eine übersichtliche Liste aller installierten Programme an und entfernt diese auf Wunsch. Auch nicht mehr benötigte temporäre Dateien werden gelöscht.
- Drive Fitness Test: Ein Diagnosetool von Hitachi/IBM zur Überprüfung von Festplatten auf Fehler.
- HDD Health: Fragt den S.M.A.R.T.-Status von Festplatten ab und überwacht die Plattentemperatur.
Die Anwendung dieser Tools kann helfen, die Lebensdauer Ihrer Festplatte zu verlängern und die Systemleistung zu verbessern. Es ist ratsam, die komprimierten Excel-Dateien unter einem neuen Namen zu speichern, um die Originaldaten zu erhalten.