PDF-Dateien sind das bevorzugte Format, um Dokumente plattform- und geräteübergreifend weiterzugeben. Sie gewährleisten, dass Dokumente auf jedem Gerät gleich aussehen, unabhängig von installierten Schriftarten oder Programmversionen. Dies macht sie ideal für die Archivierung und Weitergabe, sei es für Bewerbungen, Präsentationen oder offizielle Dokumente. Dank Texterkennung (OCR) können sogar gescannte Dokumente durchsuchbare Textinhalte speichern. Doch die Bearbeitung von PDF-Inhalten gestaltet sich oft schwierig. Hier kommen spezialisierte PDF-Editoren ins Spiel, die das nachträgliche Ändern von Texten, Bildern oder Seitenlayouts ermöglichen und oft auch Funktionen zur Dateigrößenreduktion bieten. Diese Werkzeuge sind unverzichtbar für alle, die regelmäßig mit PDF-Dateien arbeiten.
Die Wahl des richtigen PDF-Editors hängt stark von den individuellen Anforderungen ab. Während Adobe Acrobat als Branchenstandard gilt und professionelle Anwender unterstützt, gibt es zahlreiche Alternativen, die sich für Heimanwender, Bildungseinrichtungen oder Unternehmen eignen. Viele dieser Programme sind für verschiedene Betriebssysteme wie Windows, Mac, Android und iOS verfügbar.
Die Top PDF-Editoren im Detail
Im Folgenden stellen wir eine Auswahl von acht führenden PDF-Editoren vor, die sich in Funktionsumfang, Preisgestaltung und Benutzerfreundlichkeit unterscheiden.
Adobe Acrobat: Der Industriestandard
Als Erfinder des PDF-Formats bietet Adobe mit Adobe Acrobat* nach wie vor die leistungsstärkste Lösung. Zu unterscheiden ist zwischen dem kostenlosen Acrobat Reader, der nur zur Anzeige und Kommentierung dient, und den kostenpflichtigen Versionen Standard und Pro, die umfassende Bearbeitungsfunktionen bieten. Acrobat Standard eignet sich für gängige Aufgaben wie Erstellung, Konvertierung, Seitenorganisation, Formularerstellung und Scannen mit OCR. Acrobat Pro richtet sich an professionelle Nutzer und bietet erweiterte Funktionen für hochsichere Weitergabe und Archivierung, einschließlich der Erstellung genormter ISO-PDF-Dateien.
Vorteile:
- Industriestandard, sehr leistungsstark
- Umfassende Bearbeitungs- und Erstellungsfunktionen
- Kompatibilität mit anderen Adobe-Produkten
- Hohe Sicherheit für Weitergabe und Archivierung
- 7-Tage-Testversion verfügbar
Nachteile:
- Abo-Modell, kein Kauf möglich
- Teuer, besonders für Privatanwender
- Ressourcendrängend
- Testphase kann sich ohne Kündigung in ein kostenpflichtiges Abo verlängern
PDFelement: Vielseitigkeit für Windows-Nutzer
Wondershare PDFelement ist eine starke Option für anspruchsvolle Heimanwender, Bildungseinrichtungen und professionelle Einzelnutzer unter Windows. Das Programm ermöglicht die Bearbeitung von PDFs ähnlich einem DTP-Programm per Drag & Drop und bietet Konvertierungsoptionen in Word- oder Excel-Formate, unterstützt durch eine leistungsstarke Texterkennung. Es unterstützt PDF/A und digitale Signaturen. PDFelement ist sowohl als Abo als auch als Dauerlizenz erhältlich, wobei die Windows-Version besonders hervorsticht.
Vorteile:
- Intuitive Bearbeitung im DTP-Stil
- Einmalkauf und Abo-Optionen
- KI-Unterstützung und starke Texterkennung
- Einfache Bedienung und 20 GB Cloudspeicher
- Kostenlose Testversion
Nachteile:
- Mac-Version ist eingeschränkt
- Mobilversion hat deutliche Einschränkungen
PDF Expert: Die Mac-Optimierung
PDF Expert* ist ein hochleistungsfähiges PDF-Tool, das speziell für Mac, iPad und iPhone entwickelt wurde. Es bietet umfangreiche Funktionen für Erstellung, Konvertierung und Bearbeitung von PDFs, einschließlich Teilen, Zusammenführen und Neuanordnen von Seiten. Die nahtlose Integration in macOS und iOS sowie die effiziente Hardware-Nutzung sind klare Vorteile gegenüber anderen Programmen. PDF Expert ist als Einmalkauf im AppStore oder als Abo über die Hersteller-Website erhältlich.
Vorteile:
- Perfekte Integration für Mac und iOS
- Einmalkauf und Abo-Optionen
- Ressourcenschonend und performant
- Zahlreiche nützliche Werkzeuge
- 7-Tage-Testversion
Nachteile:
- Relativ hoher Preis
- Separate Lizenzen für Mac und iOS erforderlich
- Keine Windows-Version verfügbar
- Kann manchmal instabil sein
ABBYY FineReader: Fokus auf Texterkennung
ABBYY FineReader* ist ein professioneller PDF-Editor für Selbstständige und Unternehmen mit einem starken Fokus auf Texterkennung (OCR). Die Standard-Version bietet alle notwendigen Werkzeuge für den Umgang mit gescannten Dokumenten, während die Corporate-Version erweiterte Funktionen für größere Unternehmen wie Dokumentenvergleich und Schwärzung beinhaltet. Die Windows-Versionen sind im Abo erhältlich, während die Mac-Version funktional eingeschränkter ist.
Vorteile:
- Hervorragend für das Scannen von Dokumenten
- Optimiert für Texterkennung (OCR)
- KI-gestützte Funktionen
- Leistungsstarke Windows-Versionen
- 7-Tage-Testversion
Nachteile:
- Nur im Abo erhältlich
- Mac-Version weniger umfangreich
Soda PDF 360: Cloudbasierte PDF-Bearbeitung
Die aktuelle Version von Soda PDF ist ein reiner Webdienst, der die plattformunabhängige Bearbeitung von PDFs ermöglicht. Grundlegende Funktionen wie das Zusammenführen oder Konvertieren sind online kostenlos nutzbar. Die Pro- und Business-Versionen erweitern den Funktionsumfang um professionelle Features wie PDF/A-Konvertierung, OCR und Stapelverarbeitung. Ein Nachteil der reinen Browser-Version ist der Datenschutz, da Dokumente zur Bearbeitung auf externe Server hochgeladen werden. Das Programm ist ausschließlich im Abo erhältlich.
Vorteile:
- Plattformunabhängig dank Webdienst
- Umfangreiche Werkzeuge in den Pro-Versionen
- Kostenlose Basis-Funktionen
- Ausrichtung auf Business-Kunden in höheren Versionen
Nachteile:
- Datenschutzbedenken durch Webdienst
- Nur noch als Abo erhältlich
- Erfordert einen Account
- Upload großer Dokumente kann dauern
- Keine Offline-Nutzung möglich
SoftMaker FlexiPDF: DSGVO-konforme Offline-Lösung
Softmaker FlexiPDF für Windows setzt auf ein entgegengesetztes Modell zu SodaPDF: Es ist eine lokale Windows-Software, die ohne Cloud-Anschluss automatisch DSGVO-konform ist. Neben einem preiswerten Abo-Modell ist die Pro-Version auch als Einmalkauf erhältlich. FlexiPDF bietet umfangreiche Bearbeitungsfunktionen, die teilweise über die von Adobe Acrobat hinausgehen, insbesondere bei Text und Grafiken. OCR-Funktionen sind ab der Universal-Edition enthalten, und die Universal NX-Edition ermöglicht automatische Übersetzungen von PDF-Seiten mithilfe von DeepL.
Vorteile:
- Lokale Windows-Software, DSGVO-konform
- Preiswertes Abo-Modell und Einmalkauf-Optionen
- Professionelle und übersichtliche Oberfläche
- Umfangreiche Export-Funktionen
- Testversion ohne Zeitbeschränkung verfügbar
Nachteile:
- Ausschließlich für Windows verfügbar
- NX-Editionen nur im Abo erhältlich
Foxit PDF Editor: Konkurrenzfähig zu Adobe
Der Foxit PDF Editor ist eine leistungsstarke Alternative zu Adobe Acrobat, erhältlich in der Standard- und der umfassenderen PDF Editor+-Version. Die Plus-Version bietet zusätzliche Funktionen für Geschäftsanwender wie mobile PDF-Optimierung und Smart Redaktion. Foxit ist für Windows und Mac verfügbar, jedoch mittlerweile nur noch als Abonnement. Die Desktop-Versionen sind funktional vergleichbar mit Adobe, während die Mobilversionen deutlich eingeschränkter sind.
Vorteile:
- Umfangreiche Funktionen, vergleichbar mit Adobe
- Professioneller Einsatz möglich
- KI-basierte Schwärzung
- Unterstützt Archiv-Formate
- Formular- und Signaturfunktionen
- Kostenlose Testversion verfügbar
Nachteile:
- Nur als Abo erhältlich
- Unübersichtliches Lizenzmodell
- Mobilversionen stark eingeschränkt
PDF XChange: Schnell und schlank ohne Abo
Der PDF XChange Editor von Tracker Software legt Wert auf Schnelligkeit und Ressourcenschonung, was ihn auch für schwächere Rechner geeignet macht. Die Pro-Version erweitert den Funktionsumfang um Business-relevante Features. Ein großer Vorteil ist, dass die Software als klassischer Einmalkauf erhältlich ist und kein Abonnement erfordert. Eine kostenlose Version ist ebenfalls verfügbar.
Vorteile:
- Einmalkauf-Option
- Zahlreiche exklusive Funktionen
- Bietet OCR-Tools
- Unterstützt Archiv-Formate
- Formular- und Signaturfunktionen
- Umfangreiche Funktionen bereits in der Standard-Edition
- Kostenlose Version verfügbar
Nachteile:
- Ausschließlich für Windows
- Lizenzmodell kann unübersichtlich sein
- Keine Mobilversionen
Kostenlose PDF-Editoren
Obwohl kostenpflichtige Programme mehr Komfort und Funktionalität bieten, gibt es auch kostenlose Alternativen. PDFgear ähnelt in seiner Machart und Funktionalität PDF Expert für macOS und ist komplett kostenlos, ohne Registrierungspflicht. Allerdings könnten zukünftig fortgeschrittene Funktionen kostenpflichtig werden. Auch Open-Source-Tools wie GIMP, Inkscape und LibreOffice Draw können PDFs bearbeiten, wenngleich oft mit geringerem Komfort. PDFsam bietet in seiner kostenlosen Basis-Version nützliche Funktionen zum Trennen und Zusammenfügen von Dokumenten. Für Mac-Nutzer ist das integrierte Tool “Vorschau” eine praktische Option für kleinere Bearbeitungen.
Fazit
Wer intensiv mit PDF-Dokumenten arbeitet und Wert auf Standardkonformität legt, kommt an professionellen Lösungen wie Adobe Acrobat Pro* nicht vorbei, muss sich jedoch auf ein Abo-Modell einstellen. Alternativen wie PDFelement* (Windows) oder das Apple-optimierte PDF Expert* bieten sich als Einmalkauf-Lösungen an. ABBYY FineReader* überzeugt durch starke Texterkennung, ist aber ebenfalls nur noch im Abo erhältlich.
SoftMaker FlexiPDF bietet eine DSGVO-konforme Offline-Lösung, während Foxit PDF Editor funktional mit Adobe konkurriert, aber ein unübersichtliches Lizenzmodell aufweist. Der PDF XChange Editor ist eine schnelle und schlanke Option mit Einmalkauf-Möglichkeit. Fast alle Programme sind als Testversionen verfügbar, was eine ausgiebige Evaluierung vor dem Kauf ermöglicht. Für gelegentliche Anpassungen sind kostenlose Tools wie PDFgear eine gute Wahl.
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