Getränke Hoffmann, der unangefochtene Marktführer im deutschen Getränkefachhandel mit rund 600 Filialen, steht vor der Herausforderung eines rasanten Wachstums, das maßgeblich durch strategische Zukäufe angetrieben wird. Dieses anorganische Wachstum stellt insbesondere das Controlling vor hohe Flexibilitätsanforderungen. Angesichts einer Organisation, die sich über drei rechtliche Gesellschaften erstreckt, ist die nahtlose Integration neu erworbener Filialen in die unternehmensweite Planung unerlässlich. Darüber hinaus unterliegt der Getränkehandel erheblichen Umsatzschwankungen, bedingt durch saisonale und wetterabhängige Verkaufszyklen, Unterschiede zwischen Werktagen und Wochenenden sowie Spitzenereignisse wie große Sportereignisse. Diese Volatilität erschwert präzise Vorhersagen im Rahmen der Filialplanung erheblich.
Die bisherige, auf Excel basierende Planung stieß angesichts dieser komplexen und dynamischen Anforderungen an ihre Grenzen. Das Controlling-Team suchte daher nach einer anpassungsfähigen Softwarelösung für Planung, Forecasting und Reporting, die ein unternehmensweites Corporate Performance Management auf einer gemeinsamen Datenbasis ermöglicht. Die Wahl fiel auf Jedox, überzeugt von dessen hoher Anpassungsfähigkeit und der intuitiven Excel-Nähe. Auch die einfache Integration von SAP und anderen Vorsystemen spielte eine entscheidende Rolle. Für die Projektverantwortliche, Constanze Perlberg, war zudem die Möglichkeit, die Softwarelösung eigenständig mit ihrem Team zu steuern und bedarfsgerecht schrittweise auszubauen, von zentraler Bedeutung.
Individuelle Planung durch vorgefertigte Modelle
Mit der professionellen Unterstützung des Jedox-Partners HICO-Group implementierte das Team von Getränke Hoffmann eine leistungsstarke Business-Intelligence-Architektur und etablierte eine integrierte Unternehmensplanung. Die primäre Datenquelle bildet das SAP-System des Unternehmens, welches unter anderem Kassendaten der Filialen und Warenwirtschaftsinformationen erfasst. Diese Daten aus verschiedenen SAP-Buchungskreisen werden in einem Data Warehouse auf Basis einer Snowflake-Plattform zusammengeführt und in performanten Datenmodellen für Planungs- und Analysezwecke bereitgestellt. Die HICO-Group bildete dabei die unternehmensinterne Struktur mit Business Units, Kostenstellen, Filialen und Fachbereichen präzise in der Datenmodellierung ab. Dies ermöglicht vielfältige Analysen, Aggregationen und detaillierte Sichten aus betriebswirtschaftlicher Perspektive. Der Zugriff auf die Daten erfolgt wahlweise über Jedox Web oder das Jedox Excel Add-in, wobei zukünftig auch die Nutzung von Microsoft Power BI als Frontend geplant ist.
Bei der Lösungsentwicklung kamen unter anderem die Jedox Finanzmodelle für die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Bilanz und Cash Flow sowie das HR-Planungsmodell zum Einsatz. Auf dieser Grundlage errichteten die Berater der HICO-Group ein umfassendes, unternehmensindividuelles Planungsmodell. Im Zuge des Projekts wurde das bestehende Controlling maßgeblich erweitert und vertieft, beispielsweise durch die Ausdehnung der Filialstruktur auf 600 Kostenstellen, was eine deutlich präzisere Kostenplanung ermöglicht.
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Planung, Forecast und Reporting im Fokus
Im Zentrum der Jedox-Applikation steht die GuV-Planung. Diese basiert auf einer detaillierten Umsatzplanung, die Tagesumsätze der Filialen berücksichtigt, sowie auf der HR-Planung von FTEs, Personalbewegungen, Kapazitäten und Filialeröffnungen bzw. -schließungen. In Verbindung mit der Kostenstellenplanung und der Investitions- und Projektplanung wird die GuV schrittweise aufgebaut. Daraus leiten sich die Bilanz, der Cash Flow und eine komplexe Konzernumlagenverrechnung mit mehrstufigen Deckungsbeiträgen und Ergebnisrechnungen über alle Filialen ab.
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Neben der jährlichen Budgetplanung wird ein rollierender Forecast über 15 Monate erstellt. Testweise nutzt Getränke Hoffmann auch das Jedox-Modul AIssisted™ Planning zur Prognose der GuV-Entwicklung. Auf Basis von 36 Monaten generiert das KI-Modul Vorschlagswerte für Umsätze und Kosten, die mit der manuellen Planung verglichen werden. Aufgrund der branchenüblichen zahlreichen Ausreißer im Verkaufsgeschäft gestaltet sich die automatisierte Umsatzvorhersage herausfordernd, während die Hochrechnung der Kosten präzisere Ergebnisse liefert.
Die Controlling-Experten von Getränke Hoffmann integrierten schrittweise die Themen der Fachbereiche – von Vertrieb und Marketing über IT bis hin zum Einkauf – bedarfsgerecht in das Planungsmodell. Des Weiteren wird in Jedox das monatliche Reporting für die Radeberger Gruppe, die Muttergesellschaft von Getränke Hoffmann, erstellt.
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Plananpassungen sofort sichtbar: Das Ergebnis
Mit Jedox verfügt Getränke Hoffmann über ein flexibles System, das mit dem Unternehmen und dessen Controlling-Anforderungen mitwächst. Ein breites Themenspektrum und spezifische Anforderungen konnten ohne aufwendige Programmierung mit den Bordmitteln der Software abgebildet werden. Neue Filialen lassen sich heute einfach in den Planungsprozess integrieren und werden separat ausgewiesen, um die Konzernentwicklung in aussagekräftigen Benchmarks darzustellen.
Die Einführung von Jedox markierte den Übergang von einer bisherigen Top-Down-Planung in Excel hin zu einer fundierten Bottom-Up-Planung. Die Einbeziehung von Regionalleitern im Vertrieb sowie Abteilungs- und Bereichsleitem liefert realistische Planergebnisse und etabliert die Planung als verlässliches Steuerungsinstrument. Unterstützend wirkt das automatisierte Umlageverfahren für Ist- und Plan-Daten, das Kosten und Ergebnisse nach definierten Formeln auf alle Filialen verteilt.
„Wir haben uns für Jedox aufgrund der Excelnähe und der Flexibilität des Systems entschieden. Da das Controlling bei Getränke Hoffmann und die internen Prozesse stetig wachsen, war das definitiv die richtige Entscheidung und wir wissen die Flexibilität des Systems sehr zu schätzen. Die Arbeit im Projekt ist aufgrund der vielen Mitgestaltungsmöglichkeiten sehr spannend.“
Constanze Perlberg, Senior Controller, Getränke Hoffmann GmbH
Die Projektverantwortliche, Senior Controllerin Constanze Perlberg, zieht ein positives Fazit aus der Jedox-Implementierung und hebt greifbare Vorteile im Tagesgeschäft hervor:
- Der tägliche Import von SAP-Daten nach Jedox ermöglicht schnellere und flexiblere Analysen.
- Die Akzeptanz bei den beteiligten Fachbereichen ist hoch. Excel- und Kopierfehler werden vermieden, und durch die Drillthrough-Funktion auf Belegebene erhalten die Fachbereiche eine deutlich erhöhte Transparenz ihrer Kosten.
- Anpassungen von Daten während der Planungsprozesse sind in ihrer wirtschaftlichen Auswirkung sofort sichtbar und direkt für alle zugänglich.
- Reports bieten einen deutlichen Mehrwert in Bezug auf Optik und Flexibilität.
- Stetig wachsende Anforderungen durch Prozessänderungen oder neue Systeme können schnell umgesetzt werden.