Excel ist trotz seiner Kritiker nach wie vor ein mächtiges Werkzeug mit unbestreitbaren Vorteilen. Seine Zugänglichkeit und Vertrautheit machen es für fast jeden nutzbar, der einen Computer bedienen kann. Grundlegende Operationen wie SUMMEN-Funktionen oder das Filtern von Spalten sind weit verbreitet und leicht verständlich. Ein weiterer entscheidender Vorteil im Kontext der Weitergabe von Analysen und Erkenntnissen ist die Portabilität von Excel.
Excel-Dateien können problemlos per E-Mail versendet oder über Plattformen wie SharePoint geteilt werden. Sie sind offline zugänglich, erfordern keine zusätzliche Softwareinstallation und müssen nicht mit einem Server kommunizieren. Darüber hinaus sind die Kosten für die Erstellung von Dashboards in Excel praktisch null, da keine zusätzlichen Lizenzen über die bestehende Excel-Installation hinaus erforderlich sind. Dies steht im Gegensatz zu Tools wie Tableau oder Power BI, bei denen für eine kommerzielle Nutzung erhebliche Kosten anfallen können. Die einfache Bedienung und weite Verbreitung von Excel erleichtert zudem die gemeinschaftliche Zusammenarbeit bei der Erstellung von Dashboards.
Die Vorteile von Excel lassen sich wie folgt zusammenfassen:
- Zugänglichkeit und Vertrautheit
- Portabilität
- Praktisch kostenfrei
- Einfachere Zusammenarbeit
Doch rechtfertigen diese Vorteile wirklich die Beibehaltung von Excel für die Bereitstellung von Dashboard-Lösungen?
Was genau ist ein Dashboard?
Bevor wir uns den Grenzen von Excel widmen, sollten wir klären, was ein Dashboard überhaupt sein soll. Laut dem IT-Glossar von Gartner ist ein Dashboard ein Berichtsmechanismus, der Metriken und Key Performance Indicators (KPIs) aggregiert und anzeigt, sodass sie von allen Benutzern auf einen Blick geprüft werden können, bevor weitere Analysen mit zusätzlichen Business-Analytics-Tools durchgeführt werden.
Für diese Betrachtung gehen wir jedoch von einer breiteren, minimalistischeren Definition aus: Ein Dashboard ist eine Sammlung von Visualisierungen mit einem gewissen Grad an Interaktivität, die in einem einzigen, typischerweise mehrschichtigen visuellen Raum verfügbar ist. Interaktivität wird hier nicht nur für die Anzeige von KPIs verstanden, sondern auch, wenn der Benutzer Kontrolle über die angezeigten Daten hat, z. B. durch Tooltips oder Hover-Effekte. Dies unterscheidet ein Dashboard wesentlich von einer einfachen PowerPoint-Folie. Nach dieser Definition kann Excel durchaus eine leichte, portable und einfach einzurichtende Dashboard-Lösung für die kommerzielle Nutzung darstellen.
Die Grenzen von Excel
Die Einschränkungen von Excel-Dashboards lassen sich in zwei Hauptbereiche unterteilen:
- Grenzen der Visualisierungsfähigkeiten: Die verfügbaren Diagrammtypen sind auf die in Microsoft Excel integrierten Optionen beschränkt. Zwar lassen sich gängige Diagramme wie Balken- oder Liniendiagramme erstellen, doch für spezifischere Darstellungen wie Netzwerkdiagramme, Facetten-Balkendiagramme, Sankey-Diagramme oder Wortwolken ist Excel kaum geeignet.
- Grenzen der Datenanalysefähigkeiten: Excel ist nicht primär für komplexe Analysezwecke konzipiert. Das Gruppieren großer Datensätze (über 10.000 Einträge hinaus), das Ausführen komplexerer Regressions- oder Klassifikationsmodelle oder Textanalyseaufgaben wie N-Gramm-Analysen sind schwierig umzusetzen. Dies bedeutet, dass die Daten in einem Excel-Dashboard oft ein zusammengefasster Output aus anderer Software (wie R, SAS oder SPSS) sein müssen. Dies führt zu einem zusätzlichen Schritt zwischen Analyse und Visualisierung. Bei der Erstellung zahlreicher Dashboards kann dies die Skalierbarkeit beeinträchtigen und zu einem logistischen Albtraum werden.
Eine gute Alternative?
Die Fähigkeit, sowohl Analyse als auch Visualisierung in einer einzigen Umgebung durchzuführen, ist einer der attraktivsten Vorteile von Shiny. Da Shiny auf R basiert, sind die verfügbaren Charting-Bibliotheken praktisch unbegrenzt.
Allerdings ist Shiny nicht unbedingt die beste Alternative zu Excel, wenn es um die Erfüllung bestimmter Kundenanforderungen geht. Während Shiny bei der Interaktivität glänzt, stößt es bei Zugänglichkeit und Portabilität an seine Grenzen. Die Bereitstellung einer Shiny-App erfordert in der Regel das Hosting über Shiny Server oder shinyapps.io, was eine Internetverbindung für den Zugriff voraussetzt. Ein Hosting auf shinyapps.io ist zudem kostenpflichtig. Kunden oder Endbenutzer empfinden Webanwendungen oft als weniger zuverlässig, da sie von der Server- und Internetverbindung abhängig sind, während Excel-Dateien weniger anfällig für solche Ausfälle sind.
flexdashboard 🔥
Eine bevorzugte Alternative ist flexdashboard. Der entscheidende Unterschied zu Shiny besteht darin, dass flexdashboard als eigenständige, statische HTML-Datei ausgeführt werden kann, die keine Kommunikation mit einem Backend-Server erfordert.
Es handelt sich im Wesentlichen um eine einzige HTML-Datei mit interaktiven Funktionen, die im Browser geöffnet wird und per E-Mail versendet oder sicher auf SharePoint gehostet werden kann. Dabei besteht weiterhin Zugriff auf alle in R verfügbaren Charting-Bibliotheken, sofern diese ohne Serverkommunikation ausgeführt werden können. Zahlreiche Beispiele finden sich in der html widgets gallery von RStudio. Die Erstellung erfolgt in einem RMarkdown-Dokument, das in Kombination mit dem flexdashboard-Paket und knitr verwendet wird, um die statische HTML-Dashboard-Datei zu generieren.
Wie Jonathan Ng anmerkte, ermöglicht die Verwendung des DT-Pakets innerhalb von flexdashboard das Hinzufügen interaktiver Schaltflächen, mit denen Benutzer Daten als Excel-, CSV- oder PDF-Dateien herunterladen können – eine beeindruckende interaktive Funktion über statisches HTML!
Auf meiner Website habe ich ein Demo-flexdashboard erstellt, um einige Beispiele dessen zu zeigen, was mit einem statischen HTML-Dashboard möglich ist. Schauen Sie es sich an! Dieses Dashboard werde ich kontinuierlich aktualisieren, sobald ich weitere HTML-Widgets erkunde.
Fazit
Betrachten wir die Stärken einer Excel-Dashboard-Lösung und prüfen, ob flexdashboard diese abdeckt:
- Zugänglichkeit / Vertrautheit: JA – die meisten Computer verfügen über Internetbrowser, in denen das HTML-Dashboard ordnungsgemäß geladen wird. Die Vertrautheit hängt vom UX-Design des Dashboards ab, aber ein flexdashboard ist in der Regel intuitiv zu bedienen.
- Portabilität: JA – es ist keine Internetverbindung erforderlich, und statische HTML-Dateien lassen sich leicht per E-Mail versenden.
- Praktisch kostenfrei: JA – da kein Hosting benötigt wird und R selbst kostenlos ist.
- Einfachere Zusammenarbeit: JA – vorausgesetzt, das Team ist mit R vertraut. Da flexdashboards in Code geschrieben sind, können zwei oder mehr Personen gleichzeitig an demselben Dashboard arbeiten, was bei einer Excel-Datei schwieriger ist. Bei richtiger Implementierung ist R-Code zudem besser lesbar als Excel-Zellbezüge.
Ohne Zweifel ist flexdashboard meine bevorzugte Alternative für Excel-Dashboards!