Der Schulabschluss ist ein bedeutender Meilenstein, und der Abiball bildet oft den krönenden Abschluss dieser Lebensphase. Um diesen besonderen Anlass gebührend zu feiern, setzen viele Abiturienten auf die Expertise von Eventagenturen, die die Planung und Organisation des Balls übernehmen. Doch die Zusammenarbeit mit diesen Agenturen birgt Tücken: Unerfahrene Schüler können schnell in finanzielle Fallen tappen, wenn sie die Verträge nicht genau prüfen. Dieser Artikel beleuchtet die Risiken und gibt wichtige Ratschläge von Experten der Stiftung Warentest, damit der Abiball unvergesslich und ohne böse Überraschungen wird.
Die Tücken der Abiball-Verträge
Ein Abiball wird immer aufwendiger und größer gefeiert, was die Beauftragung von Eventagenturen attraktiv macht. Diese bieten oft Komplettpakete an, die von der Dekoration über die Musikauswahl bis hin zum Sicherheitsdienst reichen. Das Problem dabei ist, dass viele Abiturienten, die gerade erst volljährig geworden sind, die Komplexität der Verträge unterschätzen. Marion Weitemeier von der Stiftung Warentest erklärt: „Das Problem ist, dass manche Eventagenturen die wirtschaftliche Unerfahrenheit der jungen Leute ausnutzen.“
Ein zentraler Punkt ist die Haftung. Wer den Vertrag unterschreibt, haftet in der Regel für die vereinbarte Vertragssumme. Werden beispielsweise weniger Karten verkauft als vertraglich festgelegt, kann die Agentur vom Unterzeichner Schadensersatz oder Stornokosten einfordern. Schlimmstenfalls kann der Schüler durch den Vertrag sogar zum Veranstalter des Balls werden. In dieser Rolle ist er dann auch für die Sicherheit verantwortlich. Stürzt ein Gast und verletzt sich, oder ist ein Fluchtweg blockiert, könnte der Schüler dafür haftbar gemacht werden.
Abiturienten auf einem roten Teppich
Klare Planung als Schlüssel zum Erfolg
Bevor eine Eventagentur kontaktiert wird, ist eine gründliche interne Klärung innerhalb der Jahrgangsstufe unerlässlich. „Wichtig ist es, in der Jahrgangsstufe zunächst einmal zu ermitteln, wie die Mitschüler feiern wollen und wie viel Geld sie überhaupt bereit sind, für die Feier auszugeben“, rät Weitemeier. Oftmals sind die Vorstellungen des Abiball-Komitees nicht mit den finanziellen Möglichkeiten aller Schüler vereinbar.
Des Weiteren muss die genaue Gästeanzahl im Voraus geklärt werden. Soll nur die Stufe selbst feiern, oder sind auch Partner, Freunde und Verwandte eingeladen? Erst wenn diese grundlegenden Fragen geklärt sind, sollte man Angebote von Agenturen einholen. Nach der Auswahl eines passenden Angebots muss klar kommuniziert werden, wie viel eine Abiball-Karte kostet und welche Leistungen darin enthalten sind. Es ist ratsam, die Zahl der Kartenbestellungen verbindlich zu machen, um finanzielle Risiken für den Unterzeichner zu minimieren. Eine nachträgliche Erhöhung der Gästezahl um bis zu zehn Prozent ist oft noch kostenlos möglich, während eine Reduzierung meist mit Kosten verbunden ist, da Fixkosten auf weniger Personen umgelegt werden müssen.
Was im Vertrag stehen muss
Vor der Vertragsunterzeichnung ist eine detaillierte inhaltliche Prüfung unerlässlich. Folgende Fragen sollten unbedingt geklärt sein:
- Wie sind die Regelungen bei zu geringem Kartenverkauf?
- Kann die Kartenanzahl kostenlos erhöht werden?
- Sind alle gewünschten Leistungen im Preis inbegriffen? (z.B. alle Getränke, Speisen des Buffets)
- Welche Getränke sind extra zu zahlen und wie teuer sind sie?
Je detaillierter die einzelnen Leistungen im Vertrag aufgelistet sind, desto besser. Eine vage Formulierung wie ein „Gold-Standard-Buffet“ kann zu Missverständnissen führen. Weitemeier rät dringend davon ab, sich unter Druck setzen zu lassen und den Vertrag direkt in den Räumen der Agentur zu unterschreiben. „Den Vertrag mit nach Hause nehmen und in Ruhe durchlesen“ ist die Devise. Zudem ist es ratsam, die Eltern oder andere erfahrene Personen um eine zweite Meinung zu bitten.
Veranstalterhaftpflicht und alternative Vertragsmodelle
Viele Eventagenturen bieten eine Veranstalterhaftpflichtversicherung an, die oft im Vertrag enthalten ist. Es ist wichtig, sich genau über den Versicherer und die Deckungssumme zu informieren und die Vertragsunterlagen einzusehen. Diese Versicherung deckt zwar Schäden ab, aber nicht die finanziellen Folgen durch zu wenig verkaufte Karten. Letztendlich bleibt die finanzielle Verantwortung bei demjenigen, der den Vertrag unterschreibt.
Einige Agenturen bieten anstelle von Veranstaltungsverträgen auch Kooperationsverträge an. Hierbei liegt die Haftung bei der Agentur, die dann auch als Veranstalter auftritt. Die Karten sind in diesem Modell oft teurer, Getränke sind nicht immer inklusive, und es fällt eine Bearbeitungsgebühr für den Online-Verkauf an. Der Ball findet nur statt, wenn bis zu einem bestimmten Datum genügend Karten verkauft wurden. Fällt der Ball aus, kann kostenlos storniert werden, und das gezahlte Geld wird – abzüglich der Bearbeitungsgebühr – erstattet. Diese Variante birgt geringere Risiken für den einzelnen Schüler.
Sollte kein Anbieter ein solches Kooperationsmodell anbieten, bleibt die Möglichkeit, auf eine Vorkasse der Mitschüler zu setzen. Sind alle Karten im Voraus bezahlt, bevor der Vertrag unterschrieben wird, liegt die gesamte Summe vor. Dies ist eine faire Lösung für denjenigen, der den Vertrag unterzeichnet.
Die Stiftung Warentest bietet auf ihrer Webseite weitere nützliche Tipps zum Abschluss von Abiball-Verträgen.
Die Stiftung Warentest gibt auf ihrer Webseite Tipps für den Abschluss von Abiball-Verträgen.