Der Jahresabschluss in der Anlagenbuchhaltung ist ein entscheidender Prozess, um das Geschäftsjahr abzuschließen und die Daten für das Folgejahr vorzubereiten. Dieser Leitfaden erklärt die wesentlichen Schritte und Transaktionen, die hierfür notwendig sind, insbesondere die Verwendung von AJRW (Übertragungsrechnung) und AJAB (Jahresabschluss). Ein korrekt durchgeführter Jahresabschluss stellt sicher, dass keine Buchungen oder Wertänderungen mehr im abgeschlossenen Geschäftsjahr vorgenommen werden können und die Daten für die Neuberechnung von Abschreibungen im neuen Jahr bereitstehen.
Die Bedeutung von AJRW und AJAB im Jahresabschluss
Die Transaktionen AJRW und AJAB sind zentrale Bestandteile des Jahresabschlusses in der Anlagenbuchhaltung. Ohne die Durchführung von AJRW können keine Buchungen im neuen Geschäftsjahr vorgenommen werden. AJAB schließt das Fiskaljahr für einen oder mehrere Buchungskreise aus buchhalterischer Sicht ab. Der abgeschlossene Zeitraum in der Anlagenbuchhaltung ist stets das Jahr, das auf das zuletzt abgeschlossene Geschäftsjahr folgt.
Ein häufiger Fehler, der auftritt, wenn der Jahresabschluss noch nicht korrekt durchgeführt wurde, ist die Meldung “Sie können im Geschäftsjahr 2020 in der Gesellschaft 1000 keine Anlagen mehr bebuchen” (Nachricht Nr. AA347). Dies zeigt an, dass das Vorjahr noch nicht ordnungsgemäß abgeschlossen ist.
Fehlermeldung bei nicht abgeschlossenem Geschäftsjahr
Schritt-für-Schritt-Anleitung: AJRW – Jahreswechsel der Anlagen
Die Transaktion AJRW (Jahreswechsel der Anlagen) wird verwendet, um die Salden der Anlagen in das neue Geschäftsjahr zu übertragen. Dieser Schritt ist zwingend erforderlich, bevor das neue Jahr eröffnet und das alte geschlossen werden kann.
Zugriff auf AJRW:
- Menüpfad: Buchhaltung -> Finanzwesen -> Anlagen -> Periodenabschluss -> Jahreswechsel
- Transaktionscode: AJRW
Durchführung von AJRW:
- Geben Sie den/die relevanten Buchungskreis(e) ein.
- Geben Sie das neue Geschäftsjahr ein. Dies ist das Jahr, das Sie eröffnen möchten, nicht das Jahr, das Sie schließen.
- Klicken Sie auf “Ausführen”. Bestätigen Sie die nachfolgende Abfrage mit “Ja”.
Eingabe der Buchungskreise und des neuen Geschäftsjahres in AJRW
Nach der Ausführung sollten Sie ein grünes Symbol auf der linken Seite sehen. Ein rotes Symbol weist auf Fehler hin, die Sie im Fehlerprotokoll genauer untersuchen müssen.
Erfolgreiche Ausführung von AJRW mit grünem Symbol
Im Fehlerprotokoll (durch Anklicken des roten Symbols zugänglich) wird angezeigt, welche Probleme behoben werden müssen. Häufig wird hier darauf hingewiesen, dass das Vorjahr zuerst mit AJAB abgeschlossen werden muss.
Fehlerprotokoll in AJRW zeigt Notwendigkeit des Abschlusses mit AJAB
Schritt-für-Schritt-Anleitung: AJAB – Jahresabschluss
Die Transaktion AJAB wird für den eigentlichen Jahresabschluss verwendet. Hierbei wird das Fiskaljahr für die Anlagenbuchhaltung geschlossen.
Durchführung von AJAB:
- Geben Sie den Buchungskreis ein, für den Sie das Jahr abschließen möchten.
- Geben Sie das Fiskaljahr ein, das geschlossen werden soll.
- Wichtig: Aktivieren Sie zunächst die Testlauf-Option, um mögliche Fehler zu identifizieren, bevor Sie den Abschluss tatsächlich durchführen.
Eingabemaske für AJAB mit Testlauf-Option
Beim Testlauf wird eine Meldung angezeigt, ob der Abschluss durchgeführt wurde. Auch bei einem erfolgreichen Testlauf kann hier “Nein” stehen. Entscheidend ist, dass unter “Sonstige Fehler” “Nein” steht. Treten Fehler auf, werden diese am unteren Bildschirmrand angezeigt.
Ergebnis des Testlaufs in AJAB
Fehlerbehebung und Durchführung im Hintergrund:
- Abschluss nicht durchgeführt: Wenn der Testlauf Fehler aufzeigt, müssen diese behoben werden. Ein häufiger Fehler ist die Meldung “Jahresabschluss nicht vollständig durchgeführt”.
- Abschreibung noch nicht gebucht: Ein kritischer Fehler ist “Abschreibung nicht vollständig gebucht”. In diesem Fall muss die Abschreibung für das betreffende Jahr, oft über die Transaktion AFAB (Periodenabschreibung buchen), nachgeholt werden. Run AFAB and post depreciation.
- Hintergrundverarbeitung: Für den produktiven Lauf sollten Sie die Testlauf-Option deaktivieren und den Prozess im Hintergrund ausführen. Dies geschieht über die “Sofort”-Option und anschließendes Speichern. Die Überwachung des Hintergrundjobs erfolgt über die Transaktion SM37.
AJAB-Abschluss im Hintergrund ausführen
Job-Log in SM37 anzeigen
Nach erfolgreicher Ausführung im Hintergrund sollte im Job-Log der Status “Abschluss durchgeführt: Ja” und keine weiteren Fehler angezeigt werden.
Erfolgreicher Abschluss im Job-Log von AJAB
Abschluss des Jahreswechsels mit AJRW
Nachdem AJAB erfolgreich für das Vorjahr durchgeführt wurde und alle Abschreibungen gebucht sind, können Sie erneut AJRW ausführen, um das neue Jahr zu eröffnen.
- Führen Sie AJRW wie oben beschrieben aus.
- Führen Sie den Prozess idealerweise im Hintergrund aus.
AJRW-Ausführung zur Eröffnung des neuen Jahres
Bei erfolgreicher Ausführung von AJRW sollte nun ein grünes Symbol erscheinen, das bestätigt, dass das neue Jahr erfolgreich eröffnet wurde.
Erfolgreiche Eröffnung des neuen Jahres durch AJRW
Überprüfung und abschließende Schritte
Um sicherzustellen, dass der Jahresabschluss korrekt durchgeführt wurde, können Sie versuchen, eine Buchung im neuen Jahr mit einer Transaktion wie ABZE vorzunehmen.
- Fehlermeldung: Wenn Sie weiterhin eine Fehlermeldung erhalten, die besagt, dass das Jahr noch geschlossen ist, ist der Prozess noch nicht abgeschlossen.
- Erfolgreiche Buchung: Wenn keine Fehlermeldung erscheint, wurde das neue Jahr erfolgreich eröffnet.
Wichtiger Hinweis: Sollten Sie bei Buchungen eine Fehlermeldung bezüglich offener Sachkontenjahre erhalten, müssen Sie die entsprechenden Perioden im Finanzwesen über die Transaktion OB52 (Offene Perioden/Belegdaten) freigeben.
Bestätigung der erfolgreichen Neueröffnung des Jahres
Die korrekte Durchführung des Jahresabschlusses mit AJAB und AJRW ist unerlässlich für eine reibungslose Anlagenbuchhaltung und die Vorbereitung auf das neue Geschäftsjahr.